Steigende Kosten, komplexere Abläufe und veränderte Gästewünsche prägen den Alltag vieler Cafés in Deutschland, Österreich und der Schweiz. 44,9 Prozent der Betreiber sehen insbesondere wirtschaftliche und regulatorische Vorgaben als größte Belastung. Weitere Herausforderungen sind operativer Aufwand (39,1 Prozent) und finanzielle Engpässe (36,8 Prozent), während 13,8 Prozent neue Trends und Technologien als zusätzlichen Stressfaktor bewerten. Zugleich verschieben sich die Gästebedürfnisse: Ein hochwertiges Erlebnis, persönliche Begegnungen und reibungslose Abläufe werden heute verstärkt erwartet. Eine aktuelle SumUp-Händlerbefragung veranschaulicht diese Situation und bildet die Basis für einen neuen Business-Guide, der praxisnahe Strukturen für ein stabileres Cafégeschäft aufzeigt .
Sieben Stellschrauben für ein zukunftsfähiges Café
Der Business-Guide fasst sieben zentrale Handlungsempfehlungen zusammen, die Cafés helfen sollen, ihr Geschäft stabil und erfolgreich zu führen:
- Ein schneller und stabiler Check-out zur Verbesserung des Gästeerlebnisses und Umsatzsteigerung
- Digitale Abläufe, welche Teams entlasten und Freiräume für Service und Qualität schaffen
- Ein klarer Gästefluss zur Orientierung, Verkürzung von Wartezeiten und Beruhigung des Betriebs
- Ein fokussiertes Sortiment mit klarer Haltung zur Sicherung von Qualität, Konsistenz und Wiedererkennung
- Die Nutzung von Kassendaten für fundierte wirtschaftliche Entscheidungen und bessere Planbarkeit
- Starke persönliche Gästebindung als wichtigstes Loyalty-Instrument, unterstützt durch digitale Tools im Hintergrund
- Stabile Grundlagen wie Finanzen, Infrastruktur und verlässliche Technik als Basis langfristigen Erfolgs
Diese Stellschrauben werden ergänzt durch eine praktische Checkliste zur direkten Anwendung im Cafébetrieb .
Digitale Abläufe als Entlastung und Stabilitätsfaktor
Praxisbeispiele aus Berlin, Leipzig und Wien belegen die Wirkung digitaler Prozesse: Im Berliner Café Kawa reduzierte eine digitale Organisation den Papieraufwand deutlich und schuf mehr Zeit für Kunden. Patrycja Czarkowski, Mitgründerin des Cafés, sagt dazu: „Wir haben weniger Papierkram und mehr Zeit für unsere Kunden.“ Ihr Kollege Kacper Czarkowski ergänzt: „Digitalisierung ist überlebensnotwendig, aber sie muss einfach bleiben.“ Die Kaffeerösterei Franz Morish in Leipzig setzt Technik gezielt zur Fehlerreduzierung ein, damit das Wohlfühlkonzept erhalten bleibt – „Es soll ein Wohlfühlcafé bleiben, nicht anonym“, erklärt Betreiber Tom Geißler. Die digitale Einführung in einer Wiener Kaffee-Bar stabilisiert durch papierlose Bestellungen und eine App-gesteuerte Dienstplanorganisation die Abläufe, ohne die klassische Kaffeehauskultur zu verändern. Betreiberin Theresia Bayer von der Balthasar Kaffee Bar berichtet: „Jetzt läuft alles schnell, einfach, und die Leute freuen sich.“ Coronarelevante Aspekte mit Blick auf Effizienz und Planbarkeit hebt Corin Camenisch, Marketing & Growth Lead bei SumUp, hervor: „Wenn digitale Systeme Abläufe bündeln und effizienter gestalten sowie verlässliche Daten liefern, wird aus täglichem Feuerlöschen ein planbarer Betrieb. Genau dieser Wandel ist entscheidend dafür, ob Qualität und Stabilität auch in einem anhaltend schwierigen Markt möglich bleiben.“ .
Matcha als Wachstumssegment im Cafégeschäft
Ein bemerkenswerter Trend im Cafégeschäft ist der wachsende Erfolg von Matcha-Produkten. Cafés, die Matcha im Sommer 2025 anboten, verzeichneten ein Plus von 55 Prozent bei den Transaktionen und eine Steigerung des durchschnittlichen Warenkorbs um 9 Prozent. Dies verdeutlicht, wie sich veränderte Gästewünsche auf das Sortiment und den Umsatz auswirken können und unterstreicht die Bedeutung eines fokussierten und trendbewussten Sortiments .
Praxisnahe Empfehlungen und Checkliste im Business-Guide
Der neue Business-Guide bündelt die Erfahrungen von Cafébetreibern aus Berlin, Leipzig und Wien und liefert datenbasiert sieben konkrete Handlungsempfehlungen. Diese zeigen genau, welche Strukturen notwendig sind, um in einem wirtschaftlich und regulatorisch anspruchsvollen Umfeld die Qualität, den Service und die Wirtschaftlichkeit zu sichern. Besonders hervorgehoben wird die Bedeutung eines verlässlichen Check-outs, von digitalen Abläufen und einer starken persönlichen Gästebindung. Die Checkliste aus dem Guide ist für die unmittelbare Umsetzung im Caféalltag konzipiert und unterstützt Betreiber:innen bei der Umsetzung stabiler, zukunftsfähiger Geschäftsprozesse .
Verlässliche Daten als Grundlage für wirtschaftliche Entscheidungen
Die Anwendung von Kassendaten wird ausdrücklich als Schlüssel zur besseren Planung und Kontrolle des Cafébetriebs empfohlen. Wirtschaftliche Entscheidungen können so fundierter getroffen und Abläufe dauerhaft stabilisiert werden. Dies bildet die Basis für ein planbares Geschäft, das trotz der Herausforderungen durch steigende Kosten und komplexere Rahmenbedingungen Qualitätssicherung und Kundenzufriedenheit gewährleistet .
Zusätzlich betont der Guide, dass trotz aller Digitalisierung die persönliche Gästebindung als stärkstes Loyalty-Instrument gilt, während digitale Tools vor allem unterstützend im Hintergrund wirken. Dies reflektiert die Bedeutung zwischenmenschlicher Begegnungen für den nachhaltigen Erfolg von Cafés .
Im Kontext von SumUp, das auch Zahlungssysteme, Kassensysteme und digitale Geschäftskonten anbietet, entwickelt sich der Markt weiter mit dem Ziel, Cafés umfassend digital zu unterstützen und deren Erfolg langfristig zu sichern .
