„Digitalisierung ist kein Trend.“

Das Burghotel Staufeneck bei Göppingen ist seit 30 Jahren bekannt für sein exklusives Ambiente, die von Rolf Straubinger aufgebaute Sterneküche und einen hervorragenden Service. Das in vierter Generation geführte, mehrfach ausgezeichnete Familienunternehmen umfasst ein Hotel mit Wellnessbereich, zwei Restaurants und professionelles Catering. Im Jahr 2020 wurde eine komplette Modernisierung angestoßen – für die Digitalisierung aller betrieblichen Prozesse setzt die Ausflugs-, Event- und Businesslocation auf Kassen- und Bezahlsysteme von Gewinnblick.

„Der Nutzen hinter digitalen Prozessen war uns schon lange bekannt. Uns war klar: Digitalisierung ist kein Trend, sondern ein Muss. Und das wollten wir für unseren Betrieb vorantreiben“, erklärt F&B-Manager Jens Geyr. „2020 haben wir als ersten mutigen Schritt die Pandemie als Chance genutzt und von der Website über Gästeinformationen, Restaurant- und Hotelprozesse bis hin zu den Schnittstellen und neuen Außenbereichen alles optimiert, was möglich war.“ Zielsetzung der kompletten Digitalisierung war, Service, Küche, Büro und Hotel zu vernetzen, Laufwege durch mobile Kassen zu verkürzen, die Arbeitsabläufe insgesamt zu optimieren, Nachhaltigkeit und Saisongeschäft umzusetzen und dabei Gästen noch besseren Service zu bieten.

Vorbereitung erspart Kummer

Die gesamte Burg sollte also von der Arbeitserleichterung profitieren und genau dafür hat das Burghotel nach einem Digitalisierungspartner mit langjähriger Erfahrung und Spezialisierung im Bereich Hotellerie und Gastronomie gesucht. Entscheidend war in der Vorbereitung neben den betrieblichen Zielen die individuelle Anforderungsanalyse und der maßgeschneiderte Digitalisierungsleitfaden. Gemäß diesem ist nun seit 2020 eine digitale Gesamtlösung aus stationären und mobilen Kassen im Einsatz, die mit der Hotelsoftware vernetzt ist und zudem über Küchenmonitoring und E-Bons den papierlosen Betrieb ermöglicht. 

Die Wiedereröffnung des Restaurants nach der Pandemie war der Start der gesamten digitalen Umstellung. Dem Führungsteam war dabei besonders die Einbindung aller Mitarbeiter, die geplanten Testphasen sowie die intensive Begleitung vor Ort wichtig – sowohl durch die Betriebsleitung an sich als auch durch Gewinnblick als Digitalisierungspartner. „Für uns ist die Nähe und eine ehrliche, persönliche Beratung durch unseren Kassenpartner als Digitalisierungsexperte wichtig. Einen so großen Familienbetrieb komplett umzustellen und beim Onboarding alle 70 Mitarbeitenden mitzunehmen und zu begeistern, ist wirklich stark“, berichtet Direktorin Ann-Kathrin Schurr.

Nachhaltiges Arbeiten mit Küchenmonitoren und E-Bons

Mit dem Küchenmonitoring und einer E-Bon-Lösung für Kassenbelege geht das Burghotel Staufeneck das Thema Nachhaltigkeit aktiv an. Die mobilen Handhelds ermöglichen schnelles Bonieren am Tisch und verkürzen gerade im Außenbereich durch direktes Senden an den Küchenmonitor die Zeit zwischen Bestellen und Produzieren. Für einen papierlosen Betrieb ersetzen mehrere Küchenmonitore das klassische Bonbrett. Das sorgt für mehr Übersicht und Struktur, welche Gerichte für welche Tische wann zuzubereiten sind. Der abschließende Kassenbon wird per E-Mail oder QR-Code zur Verfügung gestellt. Das spart Zeit, Papier und Kosten.

Moderne Arbeitsmittel motivieren das Personal

Prozesse wurden vor der Umstellung eher händisch und schriftlich ausgeführt und waren demzufolge auch weniger flexibel als gewünscht. Nun kann das gesamte Team an der weiteren Optimierung mitarbeiten. Die Erwartung des Personals an eine moderne Arbeitsumgebung wird erfüllt. Das ist attraktiv für die Gewinnung neuer Mitarbeiter und hilft, diese und Aushilfskräfte schnell zu integrieren. Damit lassen sich der aktuelle Personalmangel und Personalakquise für das Burghotel gut meistern.

Das digitale Arbeiten gehört mittlerweile für alle Mitarbeiter nun selbstverständlich zum Arbeitsalltag dazu und sorgt neben Entlastung auch für mehr Spaß: „Es sind weniger Rückfragen nötig, es geht nichts verloren und wir sparen Wege ein. Durch weniger Zeitdruck können wir uns auf das eigentliche Arbeiten konzentrieren. Damit liefern wir unseren Gästen jeden Tag beste Qualität“, betont Daniel Allmendinger, Restaurantleiter, und fügt schmunzelnd hinzu: „Und was kaum jemand weiß: die Küchenmonitore können auch Musik abspielen.“ Die gute Stimmung und vereinfachten Prozesse bemerkt auch Direktorin Ann-Kathrin Schurr und fasst zusammen: „Gäste erwarten einen reibungslosen Ablauf. Das ist nur durch Digitalisierung realisierbar. Für uns hat sich das System bereits bewährt und ausgezahlt – es war die richtige Entscheidung.“

Tipps des Staufeneck-Teams für die digitale Umstellung

1. Für langfristigen Erfolg gilt: „Wer nichts wagt, der nicht gewinnt.“
2. Digitalisierung sollte als Chance betrachtet werden.
3. Auch ältere Generationen lassen sich von neuen, einfacheren Prozessen überzeugen.
4. Aktiv das Team einbinden und bei der Umstellung an der Seite stehen.
5. Einen guten Digitalisierungspartner suchen, der kontinuierlich – auch vor Ort – erreichbar ist.

Quelle: Gewinnblick GmbH