Top-Tools für wirtschaftlichen Erfolg – 1. ABC-Analyse

Umsatzeinbußen, gestiegene Lebensmittel-, Energie- und Personalkosten – wie lässt sich das auffangen? Wie lassen sich Kosten sparen im GV-Betrieb? Durch gezieltes Controlling und Tools wie die ABC-Analyse. Welche einfachen, hilfreichen Tools und kleine Stellschrauben es gibt, an denen gedreht werden kann, um den Deckungsbeitrag zu erhöhen sowie Personal- und Wareneinsatz zu reduzieren, zeigt unsere Serie „Kosten unter Kontrolle“.

Teil 1: Das „ABC“ des Einkaufs

Wir starten mit Teil 1 zum Thema ABC-Analyse und Pareto-Prinzip:

Was sind die Learnings in diesem Teil?

Wer zunächst das „ABC“ des richtigen Einkaufs lernt, kann später auch besser in seinen Statistiken „lesen“.

Die ABC-Analyse gilt als kleines 1×1 der Datenauswertung: Sie gibt einen schnellen und guten Überblick, wo nachjustiert werden muss, um die Kosten zu senken, die den größten Einfluss auf den Unternehmenserfolg haben.

Wesentliche Inhalte von Teil 1

• 5 mögliche Ansatzpunkte, um den Einkaufspreis zu verbessern
• ABC-Analyse – so geht’s Schritt für Schritt
• Das Pareto-Prinzip
• Beschaffung von A-, B- und C-Artikeln

Auf der Suche nach Stellschrauben für eine Kostenreduzierung sollte man auch den Einkauf prüfen. Denn hier lassen sich dauerhafte Maßnahmen schnell ermitteln, anschaulich gegenüberstellen und kurzfristig umsetzen. Die verbesserten Einkaufskonditionen haben direkten Einfluss auf die Rentabilität des Unternehmens.

5 Möglichkeiten, den Einkaufspreis zu verbessern

• 1. Nachverhandlungen mit Bestandslieferanten
• 2. Bündelung von Bedarfen auf einen Lieferanten
• 3. Konsequente, regelmäßige Ausschreibungen
• 4. Schaffung von Transparenz
  • ABC-Analyse – Schritt für Schritt
  • Pareto-Prinzip
• 5. Einbeziehung mehrerer Lieferanten (A-Artikel)

1. Nachverhandlungen mit Bestandslieferanten

Nachverhandlungen sind das einfachste und schnellste Mittel, um die Einkaufskonditionen zu verbessern. Diese können geführt werden zu:

• Preis
• Jahresrückvergütung
• längere Zahlungsbedingungen
• Skonto
• Werbekostenzuschuss: diesen zahlen einige Industriepartner rückwirkend, je nach Umsatz

Als indirekte Faktoren wirken sich diese Maßnahmen weniger auf die Rentabilität aus, sondern auf die Liquidität.

2. Bündelung von Bedarfen auf einen Lieferanten

Beim Zusammenfassen von Einkaufsvolumen auf einen Lieferanten gilt es, Vor- und Nachteile abzuwägen.

Vorteil:

• Der Lieferant bietet umso bessere Konditionen, je mehr bei ihm bestellt wird.
• Partnerschaftliche Lieferbeziehungen aufzubauen, benötigt eine gewisse Zeit.

Nachteile:

• Der Betrieb begibt sich in eine gewisse Abhängigkeit, was bei Warenengpässen, Qualitätsproblemen oder einer Insolvenz, Probleme mit sich bringt.
• Der ständige Preisvergleich mit anderen fehlt.

Praxistipps:

• Zwei oder drei Lieferanten empfehlenswert für frische Lebensmittel: So entsteht stetiger Wettbewerb, es bleibt übersichtlich und das Risiko ist verteilt.
• Ein Lieferant für standardisierte Artikel, wie Cola oder Nudeln, die in gewünschter Qualität bei diversen Händlern oder Grossisten gekauft werden können: Verfügbarkeit und Preise schwanken meist nicht so stark.
• Stichprobenartige Preisvergleiche, wenn Zeit dafür ist, sind sinnvoll.
• Achtung: Lieferanten sollten nicht ständig im Preis gedrückt werden, es sollte sich um eine Win-win-Kooperation handeln. Nicht zuletzt entscheidet ein enges Verhältnis zum Lieferanten auch darüber, ob er z. B. am Wochenende kurzfristig liefert oder welchen Kunden er bei Produktionsengpässen bevorzugt.

Fazit: Die Lieferantenbündelung ist ein schmaler Grat. Gekündigte langfristige Partnerschaften müssen kosten- und zeitintensiv neu aufgebaut werden. Trotzdem benötigt ein Unternehmer durch einen fairen Konkurrenzkampf dauerhaft marktgerechte Preise.

3. Konsequente, regelmäßige Ausschreibungen

Vorteile:

• Der Markt wird regelmäßig sondiert.
• Man setzt sich bewusst mit seinem Portfolio auseinander.

Praxistipps:

• Die wichtigsten Lieferanten jährlich zu einer Ausschreibung zu bewegen, bringt eher Missmut als Vorteile.
• Ausschreibungen gezielt und mit Bedacht durchführen.
• Bei einer Zwei- bis Drei-Lieferantenstrategie kann sehr gut ein Lieferant ausgetauscht werden, um den Wettbewerb der Etablierten zu beleben.

4. Transparenz schaffen per ABC-Analyse

Für einen guten Überblick bei Ausschreibungen oder Verhandlungen, eignet sich die ABC-Analyse.

Mehrwert der ABC-Analyse:

Mit einer ABC-Analyse können große Datenmengen klassifiziert und bewertet werden. Auf der Grundlage des Ergebnisses kann bestimmt werden, welche Produkte, Materialien, Dienstleistungen oder Warengruppen als Erstes betrachtet werden, um den größtmöglichen, positiven Einfluss aufs Unternehmensergebnis auszuweisen.

Praxistipps:

• Ein gut gepflegtes Warenwirtschaftssystem ist unabdingbar für die Durchführung einer ABC-Analyse. Natürlich gibt es auch andere Möglichkeiten an die benötigten Informationen zu kommen. Diese sind aber umständlich, zeitintensiv, ungenau oder teuer.
• Wichtige Warengruppen für die Gegenüberstellung bilden:
  • Food: z. B. unterteilen in Obst, Fleisch, Fisch, Convenienceprodukte
  • Beverage: z. B. unterteilen in Wein, Bier und Softdrinks
  • Non-Food: z. B. unterteilen in Glas/Porzellan, geringwertige Güter (GwG) und Einwegartikel
  • Investitionsgüter

Zu beachten: Kommen individuelle Porzellan- und Glasserien zum Einsatz, wie im Bereich GV z. B. im Vorstandscasino üblich? Dann besteht sicher ein größeres Interesse an einer engen Lieferantenbindung als in einem Betrieb, der Standard-Porzellan verwendet. Denn wenn eine Porzellan- oder Glasserien ausläuft, kann eine teure Neuausstattung nötig werden. In solchen Fällen sollten individuelle Vereinbarungen und Rahmenverträge mit den Herstellern unbedingt in Betracht gezogen werden.

4.1 ABC-Analyse Schritt für Schritt

Je nach Betriebstyp liegen die Schwerpunkte etwas anders. In der Gemeinschaftsgastronomie liegt das Hauptaugenmerk auf Food & Beverage, darunter oft Lebensmitteln von regionalen Produzenten oder Grossisten.

Generell gilt: Je mehr Einkaufsvolumen, desto größer der Verhandlungshebel.

Hier setzt die ABC-Analyse an. Mit ihrer Hilfe gelingt es, eine Wertigkeit in Warengruppen zu bringen und das weitere Vorgehen zu bestimmen.

Die ABC-Analyse erfolgt in drei Schritten:

1. Schritt
Im ersten Schritt muss eine Tabelle mit den jährlichen Mengen und Ausgaben in Euro erstellt werden. Die Werte sind dann mit den Mengen zu multiplizieren und in eine prozentuale Relation zum Gesamtwert setzen. (s. Tab. 1)
2. Schritt
Danach kann man zwei weitere Spalten einfügen. Eine für die kumulierten prozentualen Werte, die in diesem Fall vom größten Wert absteigend addiert werden, und eine weitere für die Klassifizierung nach A, B und C.
Die Positionen, die zusammen 80 Prozent des Einkaufsvolumens ausmachen, bekommen eine A, die Positionen, die kumuliert 80–95 Prozent des Einkaufsvolumens ausmachen, bekommen eine B, die restlichen 5 Prozent sind C-Artikel.
Dahinter kann noch ein Feld für Warengruppen eingefügt werden. (s. Tab. 2)
3. Schritt
Aufstellen nach Kategorien, anhand derer die nächsten Aktivitäten abgeleitet werden.
(s. Tab. 3)

4.2 Das Pareto-Prinzip

Was hat Pareto damit zu tun?

Nach dem Pareto-Prinzip bündeln sich auf 80 Prozent des Einkaufsvolumens nur 20 Prozent der Artikel.

Das wird im Beispiel in Tab. 2 deutlich. Das weitaus größte Einkaufsvolumen (> 80 Prozent) liegt bei den ersten zwei Artikeln (im Bsp.: Fleisch sowie Obst & Gemüse) und fünf Artikel (alles C-Artikel) haben lediglich einen Anteil von etwa 5 Prozent am gesamten Einkaufsvolumen. Bei einer anstehenden Verhandlung sollte der Schwerpunkt auf den A-Artikeln liegen, da der Hebel zur Steigerung der Rentabilität am höchsten ist. C-Artikel sollten möglichst unkompliziert bezogen werden (s. Tab. 4).

Tab. 4: Tipps zur Beschaffung von A- und C-Artikeln

A-Artikel	C-Artikel
regelmäßige Marktbeobachtung stetige Qualitätskontrolle Preisvergleiche Lieferanten auditieren sorgfältige Warenannahme	vereinfachte Beschaffung über eKataloge Sammelrechnungen Skontovereinbarung Zahlungsziel verlängern

5. Einbeziehung mehrerer Lieferanten

Von nur einem Lieferanten für A-Artikel ist abzuraten. Denn die Aufteilung auf mehrere kann diverse Vorteile bringen. Die Verteilung des Einkaufsvolumens kann dabei nach Pareto durchgeführt werden. Damit bleibt einer der Hauptlieferant.

Vorteile eines Hauptlieferanten:

• Es findet weiterhin ein ständiger Wettbewerb statt.
• Der Hauptlieferant wird alles tun, um eben das zu bleiben: Er wird Preise stabil halten, neue Produkte vorstellen, pünktlich liefern, Hygienerichtlinien einhalten und Vorschläge unterbreiten, um effektiver und besser zusammenzuarbeiten.
• Die Mitbewerber werden im gleichen Bereich punkten wollen, um den Hauptlieferanten herauszufordern.
• So fordern die Lieferanten sich gegenseitig heraus und von Seiten des Bedarfsträgers wird kein Druck aufgebaut.

Für Betriebe, die nicht alles bei einem Grossisten einkaufen, macht es Sinn, Fleisch, Geflügel, Fisch, Molkereiprodukte, Obst und Gemüse getrennt zu betrachten. So kann mit einzelnen Lieferanten aus diesen Warengruppen verhandelt werden.

Beschaffung von C-Artikeln:

• Aufwand auf das Nötigste minimieren. Bsp.: Händler von regionalem Obst und Gemüse arbeiten meist nicht mit elektronischen Plattformen. Die praktische Alternative: Monatsrechnungen und eine Skonto-Vereinbarung.
• Klassische, standardisierte, austauschbare Non-Food Materialien wie GN-Behälter, etc. können problemlos über einen Dienstleister bezogen werden, dessen Kerngeschäft das ist. Die meisten Artikel sind auf Lager, sodass eine große Bevorratung im eigenen Betrieb keinen Sinn macht.
• Eventuell Auswertung nach Pareto: Für die oberen 80 Prozent wird mit dem Lieferanten eine Preisbindung und Belieferung binnen 24 Stunden vereinbart, der Rest kann ignoriert werden.

Beschaffung von B-Artikeln:

• Im ersten Schritt nach dem Pareto-Prinzip 80/20 sortieren
• Dann je nach Wertigkeit A- oder C-Artikeln zuordnen und als solche behandeln

Achtung Sonderposten:

Es gibt in vielen Betrieben Sonderposten, die über das Jahr auflaufen, für einmalige Veranstaltungen, die unter Umständen einen hohen Kostenanteil einnehmen, jedoch im nächsten Jahr nicht benötigt werden.
Daher sollten alle Positionen und Kosten bei der Auswertung unbedingt genauer betrachtet werden.

Fazit

Wer Ausgaben senken möchte, muss im ersten Schritt eine Übersicht darüber erstellen, wo sie entstehen. Mit einer strukturierten Auswertung und einer Einteilung nach ABC lassen sich die Kostentreiber ermitteln. So wird bei einer Verhandlung der Fokus auf die Positionen gelegt, die den größten Einfluss auf den Wareneinsatz haben.

Serie „Kosten unter Kontrolle“

Die mehrteilige Serie mit Tipps rund ums Controlling im Überblick:

1. ABC-Analyse u. Pareto-Prinzip: Das ABC des Einkaufs
2. Porter Wettbewerbsanalyse
3. Der Baukasten – Optimierung und Strukturierung für einen besseren Wareneinsatz
4. Kennzahlen – welche sind nötig und wie können sie beeinflusst werden?
5. Finanzkennzahlen – welche muss man kennen?
6. Einkaufen in Krisenzeiten
7. Controlling – Übersicht & Kontrolle
8. Marktausschöpfung/Yield Management
9. Tipps rund um ein strategisches Qualitätsmanagement
(Stand: Februar 2023)

Quelle: Sebastian Heuser für B&L MedienGesellschaft