Das 1×1 Kassenführung

An keiner Stelle gab es in den letzten Jahren so viele steuerliche Anpassungen, wie im Bereich der Kassenführung. Julian Dielenhein, Geschäftsführer von Gastrodina, erklärt die aktuellen Regelungen und was sie für Unternehmen in der Hospitality-Branche bedeuten.

Der Startschuss für die zahlreichen die Kassenführung in der Branche betreffenden Veränderungen fiel im Jahr 2015 durch Inkrafttreten des GoBD-Erlasses (GoBD = Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Die darin definierten zwölf Ordnungsmäßigkeitskriterien nehmen direkten Einfluss auf die Kassenführung mit dem Ziel, die beiden Punkte „Nachvollziehbarkeit“ und „Unveränderbarkeit“ oder besser gesagt die Unverfälschbarkeit zu gewährleisten. Außerdem wird die tägliche Erfassung von Bargeschäften klar in den GoBD geregelt.

Am 22. Dezember 2016 wurde dann das „Kassengesetz“ in die Abgabenordnung mit aufgenommen. Der § 146a AO bietet die Grundlage für Themen wie Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme, Belegausgabepflicht, technische Sicherheitseinrichtung (TSE), Einzelaufzeichnungspflicht und Registrierung der Kassen bei der Finanzverwaltung, um nur einige Neuerungen zu nennen. Das Bundesministerium der Finanzen wird in diesem Paragrafen bevollmächtigt, Rechtsverordnungen zu bestimmen. Dies tut es in der Kassensicherungsverordnung.

Seit dem 1. Januar 2017 müssen Unterlagen im Sinne des § 147 der Abgabenordnung, die mittels elektronischer Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxametern oder Wegstreckenzähler erstellt worden sind, für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Seit dem Jahr 2018 kann die Finanzverwaltung außerdem von der Möglichkeit der unangekündigten Kassennachschau Gebrauch machen. Eine unangekündigte Kontrolle war bis dahin in dieser Form nicht möglich und bietet der Finanzverwaltung sicher neue Möglichkeiten der Kontrolle.

Kassenführung nach engen Spielregeln

Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV), die seit dem 1. Januar 2020 in Kraft ist, definiert die genauen Spielregeln zu den technischen Anforderungen für alle Nutzer, die elektronische Registrierkassen verwenden. Es sind bestimmte technische Maßnahmen zu ergreifen, um die manipulationssichere Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen sicherzustellen.

Die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) besteht aus drei Bestandteilen:

• Das Sicherheitsmodul gewährleistet, dass Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr unerkannt verändert werden können.
• Auf dem Speichermedium werden Einzelaufzeichnungen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist gespeichert.
• Die digitale Schnittstelle sorgt für eine reibungslose Datenübertragung, z. B. für Prüfungszwecke.

Die digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K), welche ebenfalls in der KassenSichV definiert wurde, ermöglicht der Finanzverwaltung einen einfachen und standardisierten Zugriff auf die Kassendaten und bietet z. B. in Kombination mit der Datenanalysesoftware IDEA weitere Auswertungen und somit auch Kontrollen der Ordnungsmäßigkeit.

Außerdem besteht seit dem 01.01.2020 die Belegausgabepflicht für elektronische Kassensysteme. Diese kann als Papierbeleg oder in elektronischer Form, z.B. als QR Code erfolgen. Eine Mitnahmepflicht des Gastes besteht allerdings nicht.

In den Jahren 2021 und 2022 gab es umfangreiche Anpassungen an der KassenSichV und dem § 146a AO und die Finanzverwaltung sammelte erste Erfahrungen zur Umsetzung der gewünschten Vorgaben über die Kassennachschau. Zum 01.01.2023 ist die letzte Übergangsfrist zur Nachrüstung der TSE ausgelaufen und die Finanzverwaltung hat die Zeit genutzt und ihre Mitarbeiter zu den neuen Vorgaben ausgebildet.

Einzelaufzeichnungspflicht deckt Fehler auf

Ein weiterer spannender Punkt, der es der Finanzverwaltung leicht macht, Fehler im Rahmen der Kassenführung aufzudecken, ist die Einzelaufzeichnungspflicht. Wer eine zeitgemäße elektronische Kasse einsetzt, hat in der Regel einen großen Teil der Vorgaben erfüllt. Schwierig wird es allerdings, wenn die Digitalisierung nicht bis zu Ende gedacht wurde. Im Anwendungserlass zum 146 AO heißt es: „Man kann sich niemals auf die Einzelaufzeichnungserleichterungen beziehen, wenn tatsächlich Einzelaufzeichnungen geführt werden.“

Grundsätzlich ist ein Gastronom nicht verpflichtet, die Namen und Adressen der Gäste zu erfassen. Sind sie allerdings für den Vorgang ohnehin notwendig, müssen sie auch dem Vorgang zugeordnet werden können.
Ein Beispiel: Wenn ein Lieferdienst Speisen zu den Gästen nach Hause bringt, sind der Name und die Adresse bekannt und relevant für den Vorgang. Wenn diese Informationen zu dem Vorgang in der Kasse erfasst werden, ist alles gut. Aber was, wenn die Bestellung auf einem Blatt Papier erfasst wird und nur die Speisen in die Kasse getippt werden? Das gleiche gilt für die Reservierung von Tischen. Wird das in der Kasse dargestellt, ist alles gut.

Aber was passiert, wenn es ein Reservierungsbuch gibt? Wie kann der Zusammenhang zwischen Kassenaufzeichnungen und Reservierungsbuch hergestellt werden? Hier kann die Empfehlung nur lauten, die Digitalisierung vollends zu nutzen und nicht nur die Speisen und Getränke mit dem Kassensystem abzubilden. Alle Prozesse sollten vielmehr konsequent so aufgebaut werden, dass am Ende eine Zuordnung möglich und nachvollziehbar ist.

Das heißt im Klartext: Die Finanzverwaltung ist vorbereitet und kann die Einhaltung der ordnungsgemäßen Kassenführung jederzeit und mit Unterstützung von technischen Möglichkeiten kontrollieren. Nun liegt es an jedem Unternehmen selbst, welches von der Kassenführung betroffen ist, sich ebenfalls vorzubereiten.

Checkliste für Gastronomen rund um die Kassenführung

Folgende Fragen sollten Unternehmer sich stellen:

• Entspricht die eingesetzte Kasse den gesetzlichen Vorgaben?
• Sind die organisatorischen Prozesse im Unternehmen geregelt?
  • Zuständigkeiten für Routinetätigkeiten, z. B. täglicher Kassenabschluss und ZählprotokollRegelungen zu Stornos, Gutscheinen, Trinkgeld, Kassendifferenzen, etc.Schulung und Unterweisung von Mitarbeitern im Bereich der Kassenführung
  • Datensicherungen und Aufbewahrung von Altdaten             
• Wissen alle Mitarbeiter im Unternehmen über die Rechte, Pflichten und den Ablauf einer Kassennachschau Bescheid?
• Ist das Thema Einzelaufzeichnungspflicht geregelt?

Diese und viele weitere Fragen sollten unbedingt geklärt werden und liegen in der Verantwortung jedes einzelnen Unternehmens. Natürlich können externe Berater wie Steuerberater oder Unternehmensberater für den Bereich Kassenführung hierbei unterstützen. Die Verantwortung liegt jedoch immer beim Steuerpflichtigen selbst.

Quelle: FCSI/Gastrodina