Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnungsstellung für nahezu alle Unternehmen in Deutschland, die B2B-Geschäfte tätigen, verpflichtend – dies schließt auch das Gastgewerbe ein. Die Einführung der E-Rechnungspflicht soll Prozesse vereinfachen und die Mehrwertsteuerberichterstattung modernisieren. Doch was bedeutet das konkret für Gastronomen?
E-Rechnungspflicht: Herausforderungen & Anforderungen
Mit der neuen Regelung müssen Rechnungen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format wie XRechnung oder ZUGFeRD empfangen und verarbeitet werden können. Dies erfordert technische Anpassungen in bestehenden Buchhaltungs- und ERP-Systemen. Zudem ist eine revisionssichere Archivierung gesetzlich vorgeschrieben. Die bisherigen Formate wie PDF oder Papier dürfen nur noch übergangsweise genutzt werden (siehe Kasten).
Zeitplan für die Einführung der E-Rechnungspflicht
Die E-Rechnungsregelung wird schrittweise eingeführt:
1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können und sind mit Übergangsfristen auch verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden.
Ende 2026: Bis zu diesem Zeitpunkt sind unstrukturierte Formate wie Papier und reine PDF-Rechnungen erlaubt, sofern der Empfänger zustimmt.
Ab 2027: Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro dürfen nur noch E-Rechnungen im strukturierten Format versenden; der Versand reiner PDF-Rechnungen ohne XML-Daten ist für diese Unternehmen dann nicht mehr zulässig. Kleinere Unternehmen (mit einem Umsatz unter 800.000 €) können weiterhin Papier- und PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers nutzen.
Ab 2028: Die E-Rechnungspflicht gilt uneingeschränkt für alle Unternehmen im B2B-Bereich.
Was ist eine E-Rechnung?
E-Rechnungen sind Dokumente im XML-Format, die gemäß EU-Standard EN 16931 erstellt werden. Sie ermöglichen eine automatische Verarbeitung und minimieren menschliche Fehler. Für die Gastronomie sind vor allem zwei Formate relevant:
- XRechnung: Ein XML-basiertes Format ohne visuelle Darstellung, das in der öffentlichen Verwaltung verwendet wird. Es erfordert eine spezialisierte Software zur Anzeige und Verarbeitung und ist vollständig auf maschinelle Lesbarkeit ausgelegt. Daher wird eine Software benötigt, die ein lesbares Dokument, aus den Daten, generiert.
- ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das XML-Daten für die automatische Verarbeitung mit einer PDF-Ansicht kombiniert, die Menschen lesen können. ZUGFeRD ist nützlich für Unternehmen, die eine visuelle Darstellung der Rechnung benötigen, erfüllt jedoch auch die maschinelle Verarbeitungsanforderung.
So gelingt die Umstellung
Für Gastronomen ist die Einführung der E-Rechnung nicht nur eine Pflicht, sondern auch eine Chance, Prozesse zu optimieren. Cloud-basierte Lösungen, ERP-Systeme oder spezielle Rechnungssoftware bieten häufig die nötigen Funktionen. Wichtig ist, frühzeitig mit Softwareanbietern zu klären, ob bestehende Systeme die neuen Anforderungen erfüllen.
Automatisierte Systeme können den Empfang, die Validierung und die Archivierung von Rechnungen übernehmen. Für kleinere Betriebe mit begrenzten Ressourcen kann die Zusammenarbeit mit externen Experten sinnvoll sein. Größere Gastronomieketten sollten die Umstellung als internes Projekt organisieren und alle betroffenen Abteilungen einbeziehen.
Checkliste: So gelingt die Umstellung
Systeme überprüfen: Sind Buchhaltungs- und Kassensysteme E-Rechnung-kompatibel?
Format wählen: Entscheiden Sie sich zwischen XRechnung oder ZUGFeRD – je nach Bedarf.
Software aktualisieren: Implementieren Sie Lösungen für den Empfang und die Erstellung von XML-basierten Rechnungen.
Archivierung sichern: Stellen Sie eine revisionssichere Archivierung gemäß GoBD sicher.
Schulung durchführen: Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter für die neuen Anforderungen.
Übergangsfristen nutzen: Kleinere Betriebe können bis Ende 2027 PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers nutzen.
Rechtliche Konsequenzen bei Missachtung
Die Einhaltung der E-Rechnungspflicht ist essenziell. Verstöße können steuerliche Sanktionen wie Bußgelder oder den Verlust des Vorsteuerabzugs nach sich ziehen. Zudem könnten Geschäftspartner, die auf gesetzeskonforme Rechnungen bestehen, alternative Formate ablehnen, was die Zusammenarbeit erschwert.
Fazit
Die Einführung der E-Rechnung in der Gastronomie ist ein entscheidender Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienz. Gastronomen sollten die Zeit bis zur verpflichtenden Einführung nutzen, um ihre Systeme anzupassen und ihre Prozesse zu optimieren. Mit der richtigen Planung und den passenden Tools wird die Umstellung nicht nur zur Pflicht, sondern zur Chance für eine zukunftssichere Unternehmensführung.
Quelle: Cisbox, 24 Stunden Gastlichkeit
Kay Höhmann ist Director of Business Development der Cisbox GmbH. Als Experte rund um das Thema elektronische Rechnungsverarbeitung und Prozessoptimierung berät er Unternehmen aus den Bereichen Hospitality, Healthcare, auf kommunaler Ebene und der Finanzbranche.
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