Warum setzt die Vivantes Gastronomie auf Krisenresilienz und Automatisierung?

Die Vivantes Gastronomie unter Leitung von Tobias Grau hat mit ihrem Speisenverteilzentrum 1 (SVZ1) in Berlin-Spandau branchenweit Standards in puncto Automatisierung gesetzt.
Dort stapeln heute innovative Roboterarme die sauberen Clochen, Teller, Schälchen und Tassen vollautomatisch ab, alles abgeschirmt hinter einer transparenten Schutzwand. Lediglich der Hol- und Bringdienst kommt zum Auswechseln der Geschirrstapler, und ab und zu kontrolliert eine Person das Funktionieren der Maschine (mehr zu Planung und Amortisation am Ende des Beitrags).
Das Ziel war nicht, Mitarbeiter einzusparen, auch wenn Tobias Grau einen Mangel an Fach- und vor allem auch Hilfskräften betont: „Wir möchten attraktivere Arbeitsplätze schaffen, indem wir unsere Mitarbeiter entlasten, gerade auch im Spülbereich, wo die körperliche Belastung hoch ist.“

Und genau deswegen will Tobias Grau, der mit seinem bayerischen „Dickschädel“ schon viele Veränderungen angestoßen hat, seit er die Geschäftsführung der Vivantes Gastronomie 2017 übernahm, beim derzeit geplanten Speisenverteilzentrum SVZ2 auch noch einen Schritt weitergehen in puncto Automatisierung.

• Was ist derzeit geplant für das SVZ2, das Mitte 2028 in Betrieb gehen soll?
• Warum legt Tobias Grau bei der Planung so großen Wert auf Krisenresilienz?
• Wie innovativ ist man in puncto Digitalisierung?
• Wie lautet seine Vision 2040?

Mehr dazu hat der Geschäftsführer der Vivantes Gastronomie und GV-Manager des Jahres 2025 der Redaktion GVMANAGER im Interview berichtet.

Nachgefragt bei: Tobias Grau, Vivantes Gastronomie

„Automatisierung wertet Hilfstätigkeiten auf, schafft stabilere Teams, reduziert Fluktuation – und wirkt sich auch auf den Krankenstand aus. Seit ich hier bin, haben wir ihn nahezu halbiert.“

Tobias Grau

Herr Grau, Sie gelten als Pionier bei SB-Kassen, die Sie einst im Studierendenwerk München-Oberbayern eingeführt haben. Welchen Stellenwert hat Digitalisierung bei der Vivantes Gastronomie?

Wir nutzen Dashboards, in welche HACCP, Kühltemperaturen und Controlling einlaufen. Zusätzlich kommen demnächst Apps zur Speisenbestellung in den Krankenhäusern.

Aber ich digitalisiere nur, was sinnvoll ist. Kühltemperaturen kann man auslesen über Sensoren. Bei Reinigungstabellen ist Papier dagegen verbindlicher. Ich möchte, dass ein Teamleiter eine Prüfung selbst vornimmt, indem er Kühleinrichtungen und Schränke öffnet. Es ist ein Unterschied, ob man etwas am Bildschirm abhakt, oder persönlich unterschreibt. Die Verantwortung trage letzten Endes ich als Geschäftsführer, und dafür brauche ich klare Prozesse.

Sie haben kaum mit Personalmangel zu kämpfen, hat sich hier die hohe Automatisierung ausgezahlt?

Wir haben den Kochprozess ausgelagert – und damit ein Stück weit auch den Einsatz von Fach- und Hilfskräften – und zwar in Regionen, wo es weniger Personalmangel gibt wie in der Prignitz oder in Pasewalk.

Unsere Antwort auf den Hilfskräftemangel ist aber tatsächlich die Automation – da sind wir in der Branche führend. Im Speisenverteilzentrum SVZ1 arbeiten wir mit einer hochautomatisierten Spülküche samt Robotik; unattraktive, körperlich belastende Tätigkeiten versuchen wir zu automatisieren. Das soll im neuen Speisenverteilzentrum 2 weiter ausgebaut werden.

Das wertet Hilfstätigkeiten auf, schafft stabilere Teams, reduziert Fluktuation – und wirkt sich auch auf den Krankenstand aus. Seit ich hier bin, haben wir ihn nahezu halbiert. Das hat mit Ergonomie und Prozessen zu tun, aber auch mit Führung; damit, wie sich Menschen abgeholt fühlen. Einen Beitrag leistet hier unser strukturiertes Onboarding mit Tutorenprogramm und Feedbackgesprächen in der Probezeit.

Warum planen Sie derzeit ein neues Speisenverteilzentrum, das SVZ2?

Der Neubau löst das bisherige SVZ2 in Neukölln ab, dessen Mietvertrag Ende der Dekade ausläuft, deshalb planen wir frühzeitig. Die Bauphase läuft bis Mitte 2028, dann geht das Zentrum in Betrieb. Es wird deutlich größer, rund 8.600 Quadratmeter.

Wir beschäftigen uns mit Themen, über die früher kaum nachgedacht wurde: Krisenresilienz. Was kann das Gebäude im Krisenfall? Wie geht man mit Bedrohungen aus der Luft um?

Was bedeutet Krisenresilienz für Sie?

Die Krisen der letzten Jahre haben gezeigt, wie verwundbar Versorgungsstrukturen in der Gemeinschaftsgastronomie sind. Für die Vivantes Gastronomie bedeutet Krisenresilienz die Fähigkeit, auch unter instabilen Rahmenbedingungen eine verlässliche, wirtschaftliche und qualitativ hochwertige Versorgung sicherzustellen. Sie ist damit ein zentraler Faktor für Zukunftsfähigkeit und Versorgungssicherheit im Gesundheitswesen.

Welche konkreten Fragestellungen und Maßnahmen sind zentral?

Im SVZ2 befassen wir uns mit resilienten Versorgungs- und Organisationsstrukturen:
– der Absicherung von Lieferketten,
– der Standardisierung von Prozessen,
– belastbaren Notfallkonzepten sowie
– der Stärkung von Führung und Entscheidungsfähigkeit in Krisensituationen.
Ziel ist es, die Handlungssicherheit zu erhöhen und die Organisation dauerhaft widerstandsfähig aufzustellen.
Hierzu zählt auch eine Netzersatzanlage für Strom sowie redundante Strukturen als zusätzliche Sicherheit in den verschiedenen Technikanlagen des Zentrums.
Auch eine größere Lagerhaltung im Vergleich zu früheren Planungen ist angedacht. Just-in-time-Anlieferung ist für uns ein Auslaufmodell.

Worauf stellen Sie sich mit Vivantes bereits heute ein, wohin geht Ihre Vision der Speisenversorgung der Zukunft?

Wir denken bereits Richtung 2040. Der medizinische Bereich wird sich stärker fokussieren müssen, um die Effizienz zu steigern – die Kosten steigen massiv. Ich gehe davon aus, dass im somatischen Bereich die gastronomische Versorgung eingeschränkt wird und stärker auf die medizinische Notwendigkeit zugeschnitten.

Wir bereiten uns darauf vor, dass Krankheitsbilder über das Krankenhausinformationssystem ankommen und dass bestimmte Patientengruppen für kurze Aufenthalte – zwei, drei Tage – eine maßgeschneiderte Ernährung als Teil der Behandlung erhalten.

Ich glaube, in der Versorgung wird sich der Weg teilen: Kurzzeit-Lieger bekommen eher weniger Auswahl, aber ihre Ernährung als Teil der Behandlung. Langlieger erhalten tendenziell mehr Auswahl.
Bei Senioren wird es ein Mittelweg, aber auch hier muss das Angebot sich anpassen an erste Veganer und Vegetarier.

Aber: Unser Weg ist nicht repräsentativ für alle Krankenhäuser in Deutschland. Berlin ist eine Metropole, eine Blase – Entwicklungen gehen hier manchmal schneller, kommen später in anderen Regionen an oder gar nicht.

Herzlichen Dank für das Gespräch!

Wann lohnt eine Automatisierung im Spülbereich?

„Automatisierung kostet immer deutlich mehr als konventionelle Technik“, weiß Andreas Giel, Geschäftsführer der Giel Planungsgesellschaft, aus Erfahrung. Detaillierte Wirtschaftlichkeitsprüfungen sind daher für den Fachplaner des SVZ1 der Vivantes Gastronomie eine wichtige Entscheidungsgrundlage. „Unsere Vorplanung ergab eine Amortisationszeit von rund vier bis sechs Jahren, bei einer Laufzeit von rund 15 Jahren“, erläutert Andreas Giel.
Dabei bezieht er sich auf die Kosten für die Spülanlage, bestehend aus drei halbautomatischen Bandspülmaschinen vom Typ Meiko M-iQ, eine für Kunststoffe, eine für Geschirr und eine für Tabletts und Besteck. Und auf die Kosten für die Vollautomatisierung im Reinbereich, also die Abstapelung des sauberen Geschirrs in Spender. Der Mehrwert: Wo vorher mindestens fünf Personen notwendig waren, genügen nun noch zwei Kollegen. Argumente, die zusammen mit dem ergonomischen Mehrwert, die Geschäftsführung und auch den Mutterkonzern überzeugten, diesen innovativen Weg zu gehen.

Damit sich das Modell rechnet, braucht es neben effizienten Spülprozessen zwei Voraussetzungen: „Zum einen die sortenreine Aufgabe des Schmutzgeschirrs, damit am Ende der Roboter alles korrekt abstapeln kann,“ sagt Fachplaner Andreas Giel. „Und zum anderen eine entsprechende Betriebszeit bzw. Auslastung, denn erst dann rechnet sich eine solche Automatisierung.“

Die Leistung der Spülanlage beträgt hier 26 Patientengedecke pro Minute, also rund 1.560 Gedecke je Stunde“, berichtet Rainer Suhm von Meiko. Damit zählt diese Anlage zu den leistungsstärksten in Deutschland. Für den Fachplaner ist das eine Dimension, in der sich die Automatisierung rechnet. Doch auch kleinere Großküchen könnten von einem solchen Weg profitieren. „Für Häuser ab 1.000 Essen täglich könnte es sehr interessant sein“, schätzt Andreas Giel.

Für Vivantes zahlt es sich aus. „Wir hätten ansonsten den Spülbereich möglicherweise mit Hilfskräften via hochpreisigem Personal-Leasing ergänzen müssen.“ Zudem sei das System weniger fehleranfällig, weil es auf einer stärker regulierten Befüllung im unreinen Bereich basiert. Der Roboter fabriziert weniger Geschirrbruch – nachdem er seine Aufgabe einstudiert hatte. „So haben wir nach einer gewissen Lernstrecke eine wirklich gute Lösung“, resümiert Tobias Grau.

Quelle: B&L MedienGesellschaft