Neues ESFC-Toolkit zur Ausschreibung von nachhaltiger Verpflegung

Sie wollen Ihre Schulverpflegung oder Cafeteria neu ausschreiben und Kriterien wie Regionalität, Bio oder die DGE-Qualitätsstandards verankern? Ein neues Tool liefert auf Knopfdruck passende, rechtssichere Textbausteine.

Ob Essen für Kita oder Schule oder die Neuvergabe der Cafeteria im Klinikum – für Nicht-Juristen ist die öffentliche Ausschreibung von Verpflegungsleistungen eine große Herausforderung. Was gewünscht ist, ist meist klar, doch wie gelingt es, das auch rechtssicher zu formulieren? Gerade Nachhaltigkeitskriterien wie regionale Zutaten oder Bio-Qualität juristisch korrekt einzufordern, ist tricky.

Der Wille zu mehr Nachhaltigkeit ist da, aber er scheitert an der Formulierung. Was nicht rechtssicher in der Ausschreibung steht, kann später auch nicht eingefordert werden, und eine Vergabe legt den Spielraum oft für viele Jahre fest.

Abhilfe schaffen soll der Ausschreibungsgenerator von ESFC, das ESFC Catering Sustainability Tender Toolkit.

Es unterstützt als digitales Werkzeug bei der nachhaltigen öffentlichen Beschaffung von Catering-Leistungen. Aufgebaut ist es wie eine Bibliothek rechtlich geprüfter Klauseln. Aus diesen können sich öffentliche Auftraggeber Textbausteine für geforderte Nachhaltigkeitskriterien zusammensuchen.

Wer steckt dahinter?

Was leistet das Tool konkret?

Wem nützt das Tool?

Im Folgenden klären wir Detailfragen.

Wer hat das Catering Sustainability Tender Toolkit entwickelt?

Hinter dem Toolkit steht die European Sustainable Food Coalition (ESFC), ein Netzwerk entlang der gesamten Wertschöpfungskette der Lebensmittel- und Getränkebranche (F&B), dessen Ziel es ist, den Wandel hin zu einem nachhaltigen Lebensmittelsystem voranzutreiben.
Mitglied Eaternity – bekannt für seine umfangreiche wissenschaftliche Datenbank zur Klimabilanzierung von Lebensmitteln – hat sich zudem bei der technischen Umsetzung, der Knüpfung von Partnerschaften und der Vermarktung federführend engagiert.

Was war der Antrieb?

Der Anstoß kam aus der praktischen Arbeit der ESFC-Mitglieder mit der Gemeinschaftsgastronomie. Dort zeigt sich immer wieder dasselbe Muster: Der Wille zu mehr Nachhaltigkeit ist da, aber er scheitert an der Formulierung. Was nicht rechtssicher in der Ausschreibung steht, kann später auch nicht eingefordert werden, und eine Vergabe legt den Spielraum oft für viele Jahre fest.

Gleichzeitig existiert das nötige Wissen längst: in Vergabegesetzen, in Leitlinien wie den DGE-Qualitätsstandards und vor allem in bereits veröffentlichten, erfolgreich vergebenen Ausschreibungen. Es war nur nirgends gebündelt und für Vergabestellen praktisch nutzbar. Genau diese Lücke wollten die Initiatoren schließen: das verstreute Wissen systematisch sammeln, juristisch verankern und als frei nutzbare Textbausteine zurückgeben. Eaternity bringt dabei die Erfahrung aus vielen Jahren CO₂-Bilanzierung in der Außer-Haus-Verpflegung ein. „Dort haben wir gelernt, dass die Weichen für nachhaltige Verpflegung fast immer in der Ausschreibung gestellt werden“, so Manuel Klarmann von Eaternity.

Wer ist konkret die Zielgruppe?

In erster Linie wendet sich das Tool an Personen, die öffentliche Catering-Ausschreibungen verfassen oder prüfen, z. B. in öffentlichen Beschaffungsstellen und Vergabestellen.

Auch für Berater und Organisationen, die laufende Vergaben unterstützen, ist es hilfreich.

Was kann das ESFC-Toolkit genau?

Nutzer können sich bausteinartig Ausschreibungstexte für einzelne Nachhaltigkeitskriterien zusammensuchen.

Zur Wahl stehen dabei in Summe 62 Formulierungen bzw. Klauseln:

• Ein Teil der 62 Klauseln, Tier A genannt, stammt wörtlich aus echten Ausschreibungen;
• Die übrigen, Tier B, sind eng an verbindliche Gesetze und Leitlinien angelehnt formuliert.
• Hinter den 62 Klausel-Konzepten stehen zudem über 3.400 länder-, einrichtungs- und stufenspezifische Varianten.

Was thematisieren die Klauseln konkret?

Unterteilt werden die Klauseln in 9 Kategorien bzw. Dimensionen.

• Klima (8) (z. B. Treibhausgasfußabdruck messen und reduzieren)
• Bio (7) (z. B. Mindestanteil Bio 30 %)
• Tierwohl (7) (z. B. Käfigfrei-Klausel)
• Foodwaste (7) (z. B. Mind. 5 Maßnahmen zur Vermeidung von Lebensmittelabfällen)
• Regionalität und Saisonalität (7) (Soll-Anteil regionale Frischware mit km/CO2-Äquivalenz)
• Ernährung (7) (z. B. Verbot von Süßwaren im Kiosk)
• Soziale Kriterien (7) (z. B. Verbot ausbeuterischer Kinderarbeit)
• Plant-based (6) (z. B. tägliches vegetarisches Speisenangebot – Mindestanforderung)
• Verpackung (6) (z. B. Mehrweg-Transportverpackungen für Wareneingang)

Inwiefern lassen sich diese Klauseln filtern?

Der Ausschreibungsgenerator führt die Nutzer automatisch durch diverse Filteroptionen hindurch und führt dann in einem individuellen PDF passende Bausteine zusammen. Filtern kann man nach:

• Land, in welchem ausgeschrieben werden soll bzw. man tätig ist
• Art der Einrichtung, z. B. Stadt/Kommune, Schule, Krankenhaus, Senioreneinrichtung, Unternehmensbüro
• Umfang, also Anzahl der geforderten Mahlzeiten in drei Schritten
• Ambition, will man das Minimun ausschreiben, Standard, Ambitioniert oder Stufenweise
• Dimensionen bzw. Nachhaltigkeitskategorien (s.o.), von Bio bis Tierwohl

Die Klauselbibliothek ist also international. Können Klauseln, die nicht in Deutschland ausgeschrieben wurden, auch in Deutschland genutzt werden?

Der Länderfilter zeigt, aus welchem Rechtsraum eine Klausel stammt, also wo sie ausgeschrieben bzw. rechtlich verankert wurde.

Fachlich können Klauseln aus anderen Ländern durchaus als Inspiration dienen, denn die EU-Vergaberichtlinie 2014/24/EU gibt allen Mitgliedstaaten denselben Rahmen. Die Rechtsgrundlagen, auf die sich eine Klausel stützt, sind aber national. Eine Wiener Klausel zitiert österreichisches Recht und lässt sich nicht eins zu eins in eine deutsche Vergabe übernehmen.

Wir empfehlen deshalb, zuerst das Land zu filtern: Für Deutschland erscheinen dann nur Klauseln, die auf deutschen bzw. EU-weiten Rechtsgrundlagen stehen. Wer darüber hinaus schauen will, kann anschließend gezielt in den Beständen anderer Länder stöbern.

Wird eine einzelne Klausel angeklickt, findet sich dazu jeweils nochmal detailliert aufgelistet und verlinkt:

• welche Rechtsgrundlagen es dafür gibt,
• welchen übergeordneten Rahmen,
• welchen Anwendungsbereich.

Es werden drei Ambitionsstufen unterteilt. Was verbirgt sich hinter Min, Sta, Amb?

Die Abkürzungen stehen für die drei Ambitionsstufen Minimum (Min), Standard (Sta) und Ambitioniert (Amb).

• Minimum entspricht der gesetzlichen Untergrenze, die den Auftraggeber ohnehin bindet.
• Standard liegt eine Stufe darüber, auf dem Niveau, das eine sorgfältige Vergabestelle anstreben würde.
• Ambitioniert orientiert sich an den besten veröffentlichten Ausschreibungen.

Was bedeuten Tier A und Tier B?

• Tier A: Der Klauseltext ist wörtlich aus einer echten Ausschreibung einer Vergabestelle übernommen und dort Zeichen für Zeichen auffindbar.
• Tier B: Der Text wurde ausformuliert, stützt sich aber eng auf eine verbindliche Rechts- oder Leitlinienquelle und geht nie über deren Aussage hinaus.

Wie wurde gewährleistet, dass die Klauseln des Toolkit rechtssicher sind?

In Summe gründet sich der Datenschatz auf fast 900 Quellen, Texte die dem nationalen und dem EU-Recht entstammen.

Alleine für Deutschland wurden über 160 Quellen hinterlegt, wie Vergabegesetze und Verwaltungsvorschriften einzelner Bundesländer oder bundesweite Vorgaben wie die Bio-Außer-Haus-Verpflegung-Verordnung, die Richtlinien für Kantinen bei Dienststellen des Bundes oder die DGE-Referenzwerte für die Nährstoffzufuhr.

Diese Quellen sind rückverfolgbar bis zum Ursprungsdokument, das sich direkt anklicken und als PDF öffnen lässt.

Deutschland hat eine föderale Struktur, was besonders in der Schulverpflegung viele länderspezifische Besonderheiten bedeutet. Können auch diese abgebildet werden?

Ja. Die Klauselbibliothek arbeitet unterhalb der Bundesebene weiter: Für Deutschland sind neben bundesweiten Vorgaben auch Vergabegesetze und Verwaltungsvorschriften der Bundesländer hinterlegt, und einzelne Klauseln gelten gezielt etwa für Berlin, Bayern, Baden-Württemberg, Hessen oder Sachsen.

Ein Beispiel aus der Schulverpflegung: Für Berlin sind Formulierungen wörtlich aus den Vergabeunterlagen des Berliner Schulcaterings übernommen. Der Anwendungsbereich jeder Klausel zeigt, ob eine landesspezifische Fassung existiert; wo nicht, greift die bundesweite.

Gibt es auch Klauseln für EU-weite Ausschreibungen?

Ja. Ein eigener Bestand von Klauseln stützt sich ausschließlich auf EU-Recht, etwa die EU-Bio-Verordnung 2018/848, die EU-Kriterien für eine umweltorientierte öffentliche Beschaffung von Verpflegungsdienstleistungen (EU GPP) oder die Vergaberichtlinie 2014/24/EU selbst. Diese Klauseln sind in jedem Mitgliedstaat einsetzbar; in der Bibliothek erscheinen sie im Anwendungsbereich mit dem Gebiet „EU“. Hinterlegt sind dafür über 100 EU-Rechtsquellen.

Regionalität auszuschreiben ist wettbewerbsrechtlich heikel – kann das Tool hier Abhilfe schaffen?

Genau hier liegt eine der Stärken des Tools. Eine Vorgabe wie „nur Ware aus der Region X“ wäre vergaberechtlich unzulässig, weil sie Bieter nach Herkunft diskriminiert. Die Klauseln im Toolkit nutzen deshalb rechtlich geprüfte Konstruktionen, die so in echten Vergaben standen: Soll-Anteile für regionale Frischware, definiert über einen dokumentierten, kilometermäßig begrenzten Lieferweg oder eine CO₂-Äquivalenz statt über politische Grenzen; Saisonkalender als verbindliche Grundlage der Speiseplanung; kurze Wertschöpfungsketten als bewertetes Zuschlagskriterium (maximale Zahl der Zwischenhändler je Warengruppe); und gut sichtbare Herkunftskennzeichnung. So erreichen Vergabestellen den gewünschten regionalen Effekt, ohne gegen das Diskriminierungsverbot des Binnenmarkts zu verstoßen.

Was kostet es, das Tool zu nutzen?

Die Nutzung des Tender Toolkit ist kostenlos. Öffentlicher Start ist der 30. September 2026; ab dann ist die Klauselbibliothek für alle frei zugänglich, ohne Konto.

Vorab steht das Tool den Nutzern der Fachmedien „Schulverpflegung“ und „GVMANAGER“ exklusiv und kostenlos zur Verfügung. Den Exklusivzugang können Sie hier beantragen.

Der Zugang erlaubt es zeitlich begrenzt zudem, zusätzlich in den genutzten Primärquellen nachlesen oder sich auf die Schnelle durch ähnliche Ausschreibungen zu klicken.

Parallel können auch Mitglieder der European Sustainable Food Coalition die Vollversion des Ausschreibungstools nutzen.

Inwiefern können auch Schulcaterer und Verpflegungsanbieter von dem Tool profitieren?

• Erstens schafft das Tool Planbarkeit: Caterer sehen in der Klauselbibliothek, welche Anforderungen künftig auf sie zukommen, und können Angebot und Nachweise, etwa Bio-Zertifizierung, CO₂-Bilanzierung oder Foodwaste-Monitoring, vorbereiten, bevor die Ausschreibung erscheint.
• Zweitens können Anbieter die Bausteine auch aktiv nutzen: in Verhandlungsverfahren oder bei Vertragsverlängerungen, um dem Auftraggeber konkrete, rechtssichere Nachhaltigkeitszusagen vorzuschlagen. Und weil sich über den Premiumzugang jede Klausel bis zur Originalquelle zurückverfolgen lässt, entsteht eine gemeinsame Faktenbasis zwischen Auftraggeber und Caterer, statt Streit über Interpretationen.

Quelle: B&L MedienGesellschaft