Neue DZG-Studie 2026: Diskrepanz in Erwartung und Realität der Schulverpflegung

Die neue DZG-Studie „Zwischen Anspruch und Wirklichkeit: Kita- und Schulverpflegung im Spannungsfeld von Versorgungsauftrag, Qualität und Kostendruck“ zeigt: Kita- und Schulcaterer sichern täglich Ernährung, Teilhabe und Bildung – doch Kostensteigerungen, preisdominierte Ausschreibungen, Personalmangel und unzureichende Infrastruktur gefährden zunehmend die Qualität.

Kita- und Schulverpflegung vor immer größeren Herausforderungen

Sechs Millionen Kinder und Jugendliche essen täglich in deutschen Kitas und Schulen. Damit gehört die Kinder- und Jugendverpflegung zu den tragenden Säulen der Gemeinschaftsverpflegung. Doch während die Anforderungen an Gesundheit, Nachhaltigkeit, Vielfalt und Versorgungssicherheit steigen, wird der wirtschaftliche Handlungsspielraum der Anbieter immer kleiner. Eine neue Studie der Denkfabrik Zukunft der Gastwelt (DZG) beschreibt einen Markt zwischen wachsender gesellschaftlicher Verantwortung und massivem Kostendruck.

Von außen betrachtet scheint der Auftrag klar: Kita- und Schulcaterer produzieren Mahlzeiten, liefern sie aus und sorgen dafür, dass Kinder und Jugendliche pünktlich ein Mittagessen erhalten. Tatsächlich ist ihre Rolle wesentlich umfassender. Sie stellen Personal und Küchentechnik bereit, betreiben Kioske, übernehmen Reinigungsleistungen, unterstützen die Ernährungsbildung und halten im Krisenfall relevante Versorgungskapazitäten vor.

Genau diese Leistungen werden jedoch in der öffentlichen Wahrnehmung, in Ausschreibungen und bei der Finanzierung häufig nicht ausreichend berücksichtigt. Zu diesem Ergebnis kommt die DZG-Studie „Zwischen Anspruch und Wirklichkeit: Kita- und Schulverpflegung im Spannungsfeld von Versorgungsauftrag, Qualität und Kostendruck“

Von Februar bis Mai 2026 bundesweit 305 Unternehmen und Organisationen befragt. Ergänzend führten die Forschenden Interviews mit Vertretern aus der Cateringpraxis und werteten Fachliteratur sowie Branchenbeiträge aus. Die Onlinebefragung ist nicht repräsentativ, ermöglicht angesichts der hohen Beteiligung aber einen breiten explorativen Einblick in Struktur, Leistungsfähigkeit und Problemlagen des Marktes.

Die zentrale Botschaft: Die Kita- und Schulverpflegung ist gesellschaftlich unverzichtbar, wirtschaftlich aber zunehmend fragil.

Ein großer, zugleich stark fragmentierter Markt

Die 305 befragten Anbieter versorgen insgesamt 36.599 Einrichtungen der Gemeinschaftsverpflegung. Davon entfallen 33.634 auf Kitas, Schulen und Horte: 17.306 Kindertagesstätten, 9.485 Grundschulen, 3.242 weiterführende Schulen und 3.601 Horteinrichtungen.

In einer durchschnittlichen Fünftagewoche produzieren die befragten Caterer mehr als zehn Millionen Essen. Den größten Anteil haben Grundschulen mit rund 7,3 Millionen Mahlzeiten pro Woche. Auf Kitas entfallen etwa 1,4 Millionen, auf weiterführende Schulen knapp eine Million und auf Horte rund 500.000 Essen.

Die Zahlen zeigen die enorme Reichweite des Sektors. Gleichzeitig ist der Markt ausgesprochen heterogen. Knapp zwei Drittel der befragten Anbieter beliefern jeweils weniger als 50 Einrichtungen, fast ein Viertel sogar weniger als zehn. Mehr als die Hälfte produziert nur an einem Standort, weitere 36 Prozent verfügen über zwei bis zehn Produktionsorte. Lediglich zwei Prozent betreiben mehr als 100 Standorte.

Auch bei Beschäftigten und Umsätzen reicht die Spannweite von kleinen Elterninitiativen und Mensavereinen bis zu bundesweit tätigen Großunternehmen. Insgesamt beschäftigen die Unternehmen, die hierzu Angaben machten, 12.563 Mitarbeitende. Davon arbeiten 46 Prozent in der Küche und 35 Prozent in der Ausgabe.

Von den 100 Anbietern mit Umsatzangabe erwirtschafteten 83 Prozent im Jahr 2025 höchstens zehn Millionen Euro. Gleichzeitig entfallen laut den von der Studie herangezogenen Branchendaten bereits gut drei Viertel des Gesamtumsatzes auf die zehn größten Caterer. Die Forschenden erwarten deshalb eine weitere Marktkonsolidierung.

Insbesondere kleine und mittlere Anbieter geraten unter Druck. Neben steigenden Kosten spielen fehlende Unternehmensnachfolgen und die wachsenden Anforderungen an Technologie, Personal, Qualitätsmanagement und Dokumentation eine Rolle. Große Unternehmen können Kosten eher über Mengen, standardisierte Prozesse und mehrere Geschäftsfelder verteilen.

Wie viel kostet ein Mittagessen in Schulen und Kitas?

Der durchschnittliche Nettoverkaufspreis einer warmen Mittagsmahlzeit liegt nach Angaben der befragten Caterer bei 4,21 Euro. Berücksichtigt wurden dabei die warmen Speisenkomponenten ohne Vorspeise und Dessert.

Je nach Einrichtungsart ergeben sich deutliche Unterschiede:

• Kitas: 3,76 Euro netto
• Horte: 4,06 Euro netto
• Grundschulen: 4,30 Euro netto
• Weiterführende Schulen: 4,70 Euro netto

Die regionalen Unterschiede sind ebenfalls erheblich. Während der mittlere Nettopreis in Sachsen mit 3,93 Euro unter dem Bundesdurchschnitt liegt, werden in Niedersachsen durchschnittlich 4,42 Euro und in Baden-Württemberg 4,41 Euro erreicht. Auffällig ist Nordrhein-Westfalen mit einem vergleichsweise niedrigen Durchschnittspreis von 3,78 Euro. In anderen europäischen Ländern sind die Preise wieder andere. In Schweden und Finnland kostet das Schulessen 0 Euro.

Entscheidend ist jedoch nicht allein der Verkaufspreis, sondern das Verhältnis zwischen Preis und Leistung. 71 Prozent der Befragten halten die erzielbaren Preise für unverhältnismäßig zu den geforderten Leistungen.

„Die Belastungen durch Energiepreise und durch die Personalentwicklung sind konträr zu den Wünschen, billiges Mittagessen anzubieten. Das heißt, wir sind damit konfrontiert, dass wir immer mehr Ausgaben haben, aber die Preise, die wir am Markt erzielen können, nicht in gleichem Maße steigen.“

Claus Meinen von Broichcatering

Die Kostenstruktur erklärt den engen Spielraum: Im Durchschnitt entfallen 38 Prozent der Gesamtkosten auf Personal und 35 Prozent auf den Wareneinsatz. Damit machen diese beiden Positionen zusammen 73 Prozent der Ausgaben aus. Hinzu kommen durchschnittlich neun Prozent für Logistik und Fuhrpark, acht Prozent für Energie, sechs Prozent für Mieten und drei Prozent für die Entsorgung von Speiseresten.

Der Wareneinsatz pro Portion liegt der Studie zufolge zwischen 1,48 Euro in Horteinrichtungen und 1,98 Euro in weiterführenden Schulen. Vom durchschnittlichen Verkaufspreis müssen darüber hinaus Löhne, Sozialabgaben, Energie, Transport, Verwaltung, Technik, Qualitätsmanagement und zahlreiche Zusatzleistungen finanziert werden.

Die größten Herausforderungen

„Ich bin seit 39 Jahren bei apetito und habe in dieser Zeit noch nie erlebt, dass so viele unterschiedliche Herausforderungen gleichzeitig auf uns einwirken. Energiekrise, Inflation, Personalmangel und die zunehmend angespannte Finanzlage vieler Kommunen treffen aktuell in einer Intensität zusammen, die außergewöhnlich ist“

Klaus Ludmann von apetito

Besonders eindeutig fällt die Einschätzung der wirtschaftlichen Belastungen aus:

• 93 Prozent nennen steigende Wareneinsatzkosten als große Herausforderung.
• 91 Prozent sehen steigende Personalkosten als zentrales Problem.
• 73 Prozent vermissen ausreichende politische Unterstützung.
• 71 Prozent beklagen das Missverhältnis von Preis und Leistung.
• 69 Prozent leiden unter zunehmender Bürokratie.
• 66 Prozent bewerten die Ausstattung in den Einrichtungen als unzureichend.
• 65 Prozent sehen sich mit hohen Erwartungen an zusätzliche Leistungen konfrontiert.
• 59 Prozent nennen den Arbeitskräftemangel.
• 57 Prozent beobachten rückläufige Teilnahmequoten.
• 55 Prozent betrachten Digitalisierung und künstliche Intelligenz als Herausforderung.

Die Studie beschreibt damit keine kurzfristige Ertragsschwäche, sondern eine strukturelle Schieflage.

Ausschreibungen: Qualität gefordert, Preis entscheidet

Besonders kritisch bewerten die befragten Unternehmen die öffentliche Vergabepraxis. Drei Viertel nennen den Preis als wichtigstes Zuschlagskriterium. Erst mit großem Abstand folgen das Speisenangebot und die qualitativen Eigenschaften der Mahlzeiten.

Aus Sicht der Caterer entsteht dadurch ein grundlegender Widerspruch: Ausschreibungen verlangen zunehmend Biolebensmittel, DGE-orientierte Speisepläne, vegetarische und vegane Menülinien, die Berücksichtigung von Allergien, digitale Bestellsysteme, Ausgabe- und Servicepersonal oder umfangreiche Dokumentationen. Den Zuschlag erhält dennoch häufig das günstigste Angebot.

„Zu sagen, Essen müsse so günstig wie möglich hergestellt werden und der billigste Anbieter erhalte den Zuschlag, ist völlig absurd“

Markus Grube von VielfaltMenü

Hinzu kommt die Zersplitterung der Rahmenbedingungen. Bundesländer, Kommunen und einzelne Träger arbeiten mit unterschiedlichen Anforderungen, Zuschüssen, Abrechnungsmodellen und Qualitätsvorgaben. Für überregional tätige Caterer steigen dadurch Verwaltungs- und Anpassungsaufwand.

Problematisch sind außerdem lange Vertragslaufzeiten ohne ausreichende Preisgleitklauseln. In einem volatilen Markt können sich Lebensmittel-, Energie- und Personalkosten innerhalb weniger Monate erheblich verändern. Mehrjährige Preisbindungen verlagern dieses Risiko weitgehend auf den Anbieter.

Einige Caterer ziehen daraus bereits Konsequenzen: Sie geben nur noch kurzfristige Preisbindungen ab, versuchen bestehende Verträge nachzuverhandeln oder verzichten vollständig auf bestimmte öffentliche Ausschreibungen. Das kann den Wettbewerb verringern und die regionale Versorgung gefährden.

Die Studienautoren sehen deshalb dringenden Handlungsbedarf. Benötigt werden Ausschreibungen, die Qualität nicht nur formal verlangen, sondern nachvollziehbar bewerten und angemessen finanzieren. Ebenso wichtig sind realistische Vertragsbedingungen, qualifizierte Leistungsbeschreibungen und belastbare Preisanpassungsmechanismen.

Sieben Prozent Mehrwertsteuer helfen nicht allen

Seit dem 1. Januar 2026 gilt für ausgegebene Speisen in der Gastronomie wieder ein Mehrwertsteuersatz von sieben Prozent. In der Studie wird diese Entscheidung grundsätzlich als positives Signal bewertet. Ihre entlastende Wirkung fällt in der Kita- und Schulverpflegung allerdings sehr unterschiedlich aus.

Viele Caterer liefern ihre Mahlzeiten lediglich an und übernehmen die Ausgabe vor Ort nicht selbst. Für sie ist die Steuersenkung kaum oder gar nicht relevant. Andere arbeiten mit Nettoverträgen, bei denen der Steuervorteil unmittelbar den Kunden zugutekommt. Bei Bruttoverträgen kann dagegen ein größerer Teil des vereinbarten Preises beim Unternehmen verbleiben.

An weiterführenden Schulen wurden in der Regel Bruttopreise vereinbart, und durch die Mehrwertsteuerreduzierung haben wir jetzt die Chance, weniger Steuern vom Bruttopreis abzuführen.

Klaus Richter von LebensWert Gastgeber

Teilweise fordern Träger, die Entlastung vollständig durch niedrigere Preise weiterzugeben. Damit kann der Steuervorteil weder gestiegene Kosten kompensieren noch Investitionen ermöglichen. Nach Einschätzung der befragten Fachleute bleibt die Mehrwertsteuersenkung deshalb eine faire, aber keine hinreichende Maßnahme zur wirtschaftlichen Stabilisierung der Schul- und Kitaverpflegung.

Caterer leisten deutlich mehr als Essensproduktion

Die Untersuchung macht sichtbar, wie umfassend das reale Leistungsspektrum der Anbieter ist. 73 Prozent der befragten Unternehmen stellen zusätzlich Personal bereit, beispielsweise für die Ausgabe. 62 Prozent liefern Technik, etwa zum Warmhalten oder Regenerieren der Speisen, und 59 Prozent betreiben Kioske.

Ein Drittel bietet darüber hinaus Ernährungsbildungsangebote an. Dazu gehören Kochkurse, Unterrichtseinheiten, Projekttage, Schulgärten, Hochbeete oder Besuche in Produktionsküchen. 26 Prozent übernehmen zusätzliche Reinigungsleistungen.

Diese Aufgaben verursachen Personal-, Investitions- und Verwaltungskosten. In Ausschreibungen und öffentlichen Preisdebatten werden sie nach Einschätzung der Studie dennoch häufig ausgeblendet. Diskutiert wird meist nur der Preis pro Mahlzeit, nicht das vollständige Versorgungssystem dahinter.

Gleichzeitig fehlt es vielerorts an geeigneter Infrastruktur. Zwei Drittel der Befragten bewerten die Ausstattung in den Einrichtungen als unzureichend. Besonders häufig fehlen Kombidämpfer, geeignete Kühl- und Tiefkühlgeräte oder Gastronormbehälter.

Bemerkenswert ist zudem, dass viele Anbieter keine ausreichenden Kenntnisse über die Ausstattung der belieferten Einrichtungen haben. Das erschwert die Planung und zeigt, dass Caterer bei Bau, Sanierung und Einrichtung von Mensen und Ausgabeküchen oftmals zu spät einbezogen werden.

Cook and Hold dominiert – entkoppelte Systeme gewinnen an Bedeutung

Bei den Produktionssystemen bleibt Cook and Hold mit großem Abstand das am häufigsten genutzte Verfahren. 80 Prozent der befragten Caterer setzen es ein. Die Speisen werden dabei in einer Produktionsküche zubereitet, warm zur Einrichtung transportiert und dort ausgegeben.

Cook and Serve, also die Produktion direkt am Ort des Verzehrs, nutzen 43 Prozent. Cook and Chill kommt bei 41 Prozent zum Einsatz. Cook and Freeze wird mit fünf Prozent bislang nur von wenigen, meist größeren Unternehmen verwendet.

Die interviewten Fachleute erwarten, dass entkoppelte Systeme an Bedeutung gewinnen. Dafür sprechen mehrere Faktoren:

• eine bessere zeitliche Entkopplung von Produktion und Ausgabe,
• geringere Abhängigkeit von Personal zu festen Ausgabezeiten,
• eine effizientere Belieferung ländlicher Regionen,
• kürzere Warmhaltezeiten,
• flexiblere Produktionsplanung,
• Möglichkeiten zur zentralen Qualitätssicherung.

Bei Cook and Chill werden die Speisen nach der Zubereitung schnell heruntergekühlt, gekühlt transportiert und erst kurz vor der Ausgabe regeneriert. Einrichtungen können dadurch mehrmals pro Woche statt täglich beliefert werden.

Allerdings verlagert das System Aufgaben in die Schulen und Kitas. Dort werden Stellflächen, Kühlkapazitäten, geeignete Regenerationstechnik und zumindest eingewiesenes Personal benötigt. Viele Einrichtungen sind darauf bislang nicht vorbereitet. Ohne Investitionen in Technik und Qualifizierung ist deshalb keine flächendeckende Umstellung möglich.

Die Debatte zeigt exemplarisch, dass Produktionssysteme nicht isoliert betrachtet werden dürfen. Eine effiziente Zentralküche hilft wenig, wenn die Ausgabeküche nicht über die nötige Ausstattung verfügt.

Personalmangel bleibt strukturelles Problem

59 Prozent der befragten Caterer bezeichnen den Arbeitskräftemangel als große Herausforderung. Gesucht werden nicht nur ausgebildete Köche, sondern auch angelernte Kräfte, Mitarbeiter für Logistik, Kommissionierung und Ausgabe sowie Fachkräfte für Qualitätsmanagement, IT und Verwaltung.

Die Coronapandemie markiert nach Einschätzung der interviewten Unternehmen einen Wendepunkt. Viele Beschäftigte wechselten in andere Branchen und kehrten anschließend nicht zurück. Besonders angespannt ist die Situation in ländlichen Regionen.

Hinzu kommt, dass die Anforderungen einer Großküche erheblich von denen der klassischen Individualgastronomie abweichen. Die Produktion mehrerer Tausend Mahlzeiten verlangt Kenntnisse in Prozesssteuerung, Warenwirtschaft, Hygiene, Sonderkostformen und standardisierter Rezepturarbeit. Nicht alle Bewerber sind auf diese Größenordnungen vorbereitet.

Schwierig zu besetzen sind auch kurze Ausgabeschichten. Wird Personal täglich nur für wenige Stunden benötigt, entstehen wenig attraktive Beschäftigungsverhältnisse. Zugleich steigen durch Mindestlohnanpassungen, Tarifabschlüsse und Lohnnebenkosten die Personalausgaben über die gesamte Entgeltstruktur hinweg.

Die Unternehmen reagieren mit höheren Löhnen, Zusatzleistungen, planbaren Arbeitszeiten, Qualifizierung und Ausbildung. Gegenüber anderen Bereichen der Gastronomie kann die Schul- und Kitaverpflegung mit freien Wochenenden und vergleichsweise familienfreundlichen Arbeitszeiten punkten. Dennoch bleibt die Zahl der Auszubildenden zu gering.

Gute Mitarbeitende sind heute schwer zu finden und noch schwerer zu halten. Deshalb investieren wir bewusst in attraktive Zusatzleistungen und Benefits. Denn wir möchten, dass sich unsere Mitarbeitenden langfristig für uns entscheiden.

Stefan Lehmann von Lehmanns Gastronomie

Langfristig wird der Personalmangel nach Einschätzung der Studie die Verbreitung automatisierter Technik, digitaler Systeme und entkoppelter Produktionsverfahren beschleunigen.

Digitalisierung schafft Sicherheit und Effizienz

Seit der Coronapandemie haben viele Caterer ihre Digitalisierungsaktivitäten verstärkt. Im Mittelpunkt stehen bislang vor allem Verwaltungs- und Bestellprozesse. Papierlose Warenwirtschaft, digitale Zeiterfassung, Personalverwaltung, Buchhaltung, Eltern-Apps, Chip-Systeme und QR-Codes gehören zunehmend zum betrieblichen Alltag.

Der Nutzen liegt nicht zwingend im Abbau von Stellen. Vielmehr können digitale Systeme Prozesse nachvollziehbarer und sicherer machen. Mitarbeitende werden von wiederkehrenden administrativen Aufgaben entlastet und können an anderer Stelle eingesetzt werden.

Die Digitalisierung voranzutreiben und dafür zu sorgen, das hat nicht unbedingt zum Personalabbau oder zur Personaleinsparung geführt, sondern eher zur Sicherheit. Die Prozesse werden sicherer und nachvollziehbar, sie werden einfacher für die Mitarbeiter.

Ralf Blauert vom Verband Deutscher Schul- und Kitacaterer

Grenzen entstehen häufig an den Schnittstellen zu Kommunen und Trägern. Digitale Bestell- und Abrechnungssysteme der Caterer treffen dort teilweise auf papiergebundene Verwaltungsverfahren. Besonders sichtbar wird das beim Bildungs- und Teilhabepaket. Muss ein Caterer unterschiedliche Formulare und Nachweise verschiedener Kommunen verarbeiten, bleiben erhebliche manuelle Aufwände bestehen.

Für kleinere Anbieter ist die Digitalisierung zudem mit hohen Investitionen verbunden. Neben der Anschaffung von Software braucht es Schnittstellen, Datenqualität, IT-Sicherheit und Mitarbeitende, die Systeme einführen und pflegen können. Damit droht die technologische Entwicklung den Abstand zwischen großen und kleinen Marktteilnehmern weiter zu vergrößern.

KI soll Absatz besser prognostizieren und Food Waste senken

Künstliche Intelligenz wird in der Kita- und Schulverpflegung bereits praktisch eingesetzt. Besonders relevant ist sie für Mengenprognosen. Historische Bestellzahlen, Wochentage, Ferien, Menüauswahl, Wetterdaten und Rückmeldungen können miteinander verknüpft werden, um den tatsächlichen Bedarf genauer vorherzusagen.

Dadurch lassen sich Einkauf und Produktion besser planen. Überproduktion, Lebensmittelabfälle und unnötige Kosten können sinken. Auch bei der Menüplanung, Rezepturoptimierung und Suche nach passenden Ausschreibungen sehen die Unternehmen Potenzial.

Voraussetzung sind allerdings ausreichend große, strukturierte und verlässliche Datenbestände. Kleinere Unternehmen verfügen häufig weder über integrierte Systeme noch über die notwendigen personellen und finanziellen Ressourcen.

Zugleich wächst mit der Digitalisierung die Abhängigkeit von externen Plattformen und IT-Dienstleistern. Ein Ausfall kann Bestellung, Produktion, Logistik und Abrechnung gleichzeitig treffen. KI und Digitalisierung müssen daher immer mit Datensicherheit, Notfallplänen und manuellen Rückfallebenen verbunden werden.

Bei der Robotik ist die Kita- und Schulverpflegung noch zurückhaltender. Vollautomatisierte Kochsysteme sind bislang selten. Häufiger kommen Maschinen zum Einsatz, die einzelne Produktions- oder Reinigungsaufgaben übernehmen. Die Branche erwartet jedoch, dass Automatisierung vor allem in großen Zentralküchen deutlich zunehmen wird.

Mehr vegetarische Gerichte, aber Bio bleibt eine Preisfrage

Die Ansprüche an das Schul- und Kitaessen verändern sich. Die Nachfrage nach vegetarischen Gerichten ist insbesondere in Großstädten und bei jüngeren Zielgruppen gestiegen. Erfolgreich sind nach Erfahrung der befragten Caterer Angebote, die Bekanntes und Neues verbinden: klassische Gerichte in vegetarischer Variante ebenso wie Eintöpfe, Currys oder internationale Speisen.

Eine vollständig pflanzliche Ernährung für Kinder und Jugendliche beurteilen viele Befragte zurückhaltend. Flexitarische und vegetarische Angebote werden dagegen als zukunftsfähig angesehen.

Beim Einsatz von Biolebensmitteln zeigt sich ein sehr uneinheitliches Bild. Der Median des monetären Bioanteils liegt bundesweit bei 20 Prozent. Bei 73 Prozent der Anbieter beträgt er höchstens 30 Prozent. Acht Caterer bieten ausschließlich Bioessen an, 15 verzichten vollständig auf Biolebensmittel.

Berlin sticht in der Befragung mit einem durchschnittlichen monetären Bioanteil von 68 Prozent deutlich hervor. In mehreren westdeutschen Bundesländern liegt der Wert dagegen bei rund 18 Prozent.

Die entscheidende Hürde bleibt der Preis. Bio wird von Eltern und Trägern häufig positiv bewertet – allerdings vor allem dann, wenn es keine Mehrkosten verursacht. Genau darin liegt ein weiterer Zielkonflikt: Höhere Anforderungen an Herkunft und Produktionsweise der Lebensmittel treffen auf begrenzte kommunale Budgets und eine geringe Zahlungsbereitschaft.

Die Studie warnt davor, Nachhaltigkeit auf einzelne Zutaten oder Zertifikate zu reduzieren. Relevante Aspekte sind ebenso energieeffiziente Küchen, Photovoltaik, Mehrwegsysteme, E-Mobilität, Abfallvermeidung und die Nutzung von Speiseresten in Biogasanlagen. Unter hohem wirtschaftlichem Druck fehlen vielen Unternehmen jedoch die Mittel für entsprechende Investitionen.

Ältere Schüler bleiben der Mensa fern

Besonders kritisch ist die Teilnahmequote in weiterführenden Schulen. Nach Einschätzung der befragten Caterer nehmen dort höchstens 50 Prozent der Schülerinnen und Schüler am Mittagessen teil. 57 Prozent der Anbieter sehen rückläufige Teilnahmequoten als relevante geschäftliche Herausforderung.

Das Problem lässt sich nicht allein über den Speiseplan lösen. Entscheidend sind ebenso:

• die Höhe und Transparenz des Preises,
• einfache Bestell- und Bezahlsysteme,
• ausreichend lange Pausen,
• kurze Wartezeiten,
• attraktive Mensen,
• altersgerechte Kommunikation,
• Wahlmöglichkeiten,
• Mitbestimmung und Feedback,
• Konkurrenzangebote im Umfeld der Schule.

Jugendliche können das Schulgelände häufig verlassen und nutzen stattdessen Supermärkte, Bäckereien oder Imbisse. Ist die Mensa unattraktiv, die Schlange zu lang oder die Pause zu kurz, verliert selbst ein qualitativ gutes Angebot.

Die Studie fordert deshalb einen ganzheitlichen Blick auf die Verpflegung. Die Mahlzeit muss als Bestandteil des schulischen Alltags geplant werden. Raumgestaltung, Stundenplan, Ausgabeorganisation und pädagogische Begleitung sind ebenso wichtig wie Rezepturen und Produktionsverfahren.

Schulessen ist Gesundheitsprävention und soziale Infrastruktur

Die gesellschaftliche Bedeutung der Kinder- und Jugendverpflegung reicht weit über die reine Sättigung hinaus. Ausgewogene Mahlzeiten können Ernährungsgewohnheiten frühzeitig prägen und das Risiko für Übergewicht sowie ernährungsbedingte Erkrankungen senken. Damit sind sie langfristig auch eine Investition in das Gesundheitssystem.

Zugleich ist das Mittagessen ein sozialer Lernort. Kinder begegnen Lebensmitteln, die sie aus ihrem Elternhaus möglicherweise nicht kennen. Sie essen gemeinsam mit Gleichaltrigen unterschiedlicher sozialer, kultureller und religiöser Herkunft. Sie lernen, auszuwählen, Rücksicht zu nehmen und Mahlzeiten als gemeinschaftliches Ereignis wahrzunehmen.

Gerade für Kinder aus einkommensschwachen Haushalten kann das Essen in der Einrichtung die einzige vollwertige Mahlzeit des Tages sein. Dennoch haben nach den in der Studie aufgegriffenen Daten nur 69 Prozent der Sechs- bis 17-Jährigen Zugang zu einer warmen Mahlzeit in ihrer Bildungseinrichtung. Kinder aus einkommensschwächeren Familien nutzen die vorhandenen Angebote zudem seltener.

Ernährungsbildung sollte aus Sicht der interviewten Caterer daher systematischer in Kitas und Schulen verankert werden. Projekte wie Koch-AGs, Schulgärten, Hochbeete, Projekttage und Exkursionen zeigen, wie Kinder praktisch erreicht werden können. Bislang bietet jedoch nur ein Drittel der befragten Caterer entsprechende Leistungen an – häufig ohne gesicherte Finanzierung.

Kostenfreies Schulessen – Vorteile und Nachteile

Die Frage nach einer flächendeckend kostenfreien Verpflegung wird auch innerhalb der Branche kontrovers diskutiert.

Befürworter sehen darin einen Weg, allen Kindern unabhängig vom Einkommen der Eltern den Zugang zu einer warmen, ausgewogenen Mahlzeit zu sichern. Zugleich könnte das gemeinsame Essen gestärkt und eine mögliche Stigmatisierung einkommensarmer Kinder vermieden werden.

Kritiker verweisen auf Erfahrungen mit nicht abgemeldeten Mahlzeiten und steigenden Speiseresten. Wenn bestellte Essen bei Abwesenheit nicht storniert werden, entstehen unnötige Waren-, Produktions- und Entsorgungskosten. Eine kostenlose Verpflegung brauche deshalb verbindliche Bestell- und Abmeldesysteme sowie eine klare Finanzierung.

Unstrittig ist der Studie zufolge, dass das Bildungs- und Teilhabepaket seine Zielgruppe bislang nicht ausreichend erreicht. Einkommensschwache Familien können darüber ein kostenloses Mittagessen erhalten. Nach Einschätzung der interviewten Fachleute nehmen aber lediglich 20 bis 30 Prozent der Berechtigten die Leistung in Anspruch.

Als Gründe werden bürokratische Hürden, unterschiedliche kommunale Verfahren, lange Bearbeitungszeiten und Scham genannt. Die Caterer plädieren deshalb für einfachere, möglichst automatisierte Verfahren.

Eine Versorgungslücke besteht zudem bei Familien, deren Einkommen knapp oberhalb der Anspruchsgrenze liegt. Sie erhalten keine Förderung, können die regulären Preise aber zunehmend schwer tragen. Gerade diese Gruppe übt nach Erfahrung der Anbieter erheblichen Druck auf die Essenspreise aus.

Ganztagsanspruch erhöht den Bedarf

Seit dem 1. August 2026 wird der Rechtsanspruch auf ganztägige Förderung für Grundschulkinder stufenweise eingeführt. Dadurch dürfte die Nachfrage nach Mittagessen weiter steigen. Für den Cateringmarkt entsteht grundsätzlich ein erhebliches Wachstumspotenzial.

Die Studie verweist bereits für 2025 auf überdurchschnittliche Erlöszuwächse im Segment Schulen, Mensen und Kitas. Im Vergleich zu Betriebsrestaurants, Seniorenheimen und Kliniken wuchs dieser Bereich am stärksten.

Doch höhere Nachfrage bedeutet nicht automatisch höhere Wirtschaftlichkeit. Zusätzliche Mahlzeiten müssen produziert, transportiert, ausgegeben und abgerechnet werden. Dafür sind Kapazitäten, Personal, Küchen, Speiseräume und Investitionen erforderlich.

Wenn der Ausbau der Ganztagsbetreuung ohne parallelen Ausbau der Verpflegungsinfrastruktur erfolgt, drohen neue Engpässe. Die Mensa darf deshalb nicht erst nach der pädagogischen und räumlichen Planung berücksichtigt werden. Sie ist ein elementarer Bestandteil des Ganztags.

Im Krisenfall werden Caterer zum Versorgungs-Backup

Die Studie richtet den Blick auch auf eine bisher wenig beachtete Rolle: Kita- und Schulcaterer können im Notfall einen wichtigen Beitrag zur Versorgung der Bevölkerung leisten.

Während der Coronapandemie versorgten Unternehmen weiterhin Kinder von Beschäftigten in systemrelevanten Berufen, stellten Lunchpakete bereit oder organisierten kurzfristig alternative Ausgabemodelle. Auch bei der Versorgung Geflüchteter, bei Energieengpässen, Cybervorfällen und regionalen Ausfällen haben Caterer ihre logistische Leistungsfähigkeit gezeigt.

Viele Unternehmen verfügen über Großküchen, Lager, Fahrzeuge, Lieferantennetzwerke und das Know-how, innerhalb kurzer Zeit große Mengen an Mahlzeiten zu produzieren. Dennoch werden diese Kapazitäten in Katastrophenschutz- und Krisenplänen bislang nur unzureichend berücksichtigt.

Drei Viertel der befragten Unternehmen haben Notfallpläne für Personalausfälle. 74 Prozent sind auf Störungen der Lieferkette vorbereitet, mehr als zwei Drittel auf Cyberangriffe oder IT-Ausfälle. Für die Schließung von Schulen und Kitas besitzen 55 Prozent entsprechende Pläne.

Größere Anbieter investieren zusätzlich in Notstromaggregate, redundante IT-Systeme, eigene Fahrzeugflotten, standardisierte Rezepte und alternative Produktionsstandorte. Durch einheitliche Prozesse können sie im Ausfall einer Küche an einem anderen Standort weiterproduzieren. Entkoppelte Systeme erleichtern außerdem die kurzfristige Bereitstellung größerer Mengen.

Die Studie empfiehlt, diese Kapazitäten systematisch in die staatliche Notfallvorsorge einzubeziehen. Dafür braucht es feste Ansprechpartner, definierte Rollen, vorbereitete Verträge und eine Finanzierung der erforderlichen Vorhalteleistungen.

Sieben zentrale Handlungsfelder

Aus den Ergebnissen lassen sich sieben wesentliche Aufgaben für Politik, Träger und Branche ableiten.

1. Qualität in Ausschreibungen wirksam gewichten

Gesundheit, Geschmack, Akzeptanz, Nachhaltigkeit und Prozessqualität dürfen nicht durch eine dominante Preiswertung ausgehebelt werden. Qualitätskriterien müssen prüfbar, vergleichbar und entscheidungsrelevant sein.

2. Wirtschaftlich tragfähige Preise ermöglichen

Die Finanzierung muss den vollständigen Leistungsumfang berücksichtigen – von der Produktion über Logistik und Ausgabe bis zu Technik, Reinigung, Verwaltung und Ernährungsbildung.

3. Preisgleitklauseln etablieren

Mehrjährige Verträge brauchen transparente Mechanismen zur Anpassung an steigende Personal-, Energie- und Lebensmittelkosten.

4. Infrastruktur gemeinsam planen

Caterer sollten frühzeitig in Neu- und Umbauten einbezogen werden. Kühlung, Regeneration, Ausgabe, Speiseräume und Logistikwege müssen zum gewählten Verpflegungssystem passen.

5. Verbindliche Qualitätsstandards schaffen

Deutschlandweit vergleichbare Mindeststandards könnten Orientierung geben, Dumpingangebote erschweren und die gesundheitspolitischen Ziele der Verpflegung absichern.

6. Digitalisierung und Innovation fördern

Vor allem kleine und mittlere Anbieter benötigen Unterstützung bei Software, Schnittstellen, Datensicherheit, KI, energieeffizienter Technik und Automatisierung.

7. Soziale Teilhabe unbürokratisch sichern

Förderleistungen müssen Kinder tatsächlich erreichen. Das Bildungs- und Teilhabepaket braucht einfachere Antrags- und Abrechnungsverfahren. Gleichzeitig sind Lösungen für Familien knapp oberhalb der Fördergrenzen erforderlich.

Fazit: Der Preis einer Mahlzeit ist nicht ihr Wert

Die Studie zeichnet das Bild eines leistungsfähigen, aber verletzlichen Marktes. Kita- und Schulcaterer versorgen nicht nur Einrichtungen mit Essen. Sie leisten Gesundheitsprävention, ermöglichen soziale Teilhabe, unterstützen den Ganztag und halten im Krisenfall relevante Infrastruktur bereit.

Dieser Auftrag trifft auf eine ökonomische Realität, in der Personal und Waren fast drei Viertel der Gesamtkosten ausmachen, in der der durchschnittliche Nettoverkaufspreis bei 4,21 Euro liegt und in der Ausschreibungen häufig vor allem über den Preis entschieden werden. Gleichzeitig sollen die Mahlzeiten gesund, nachhaltig, vielfältig, kindgerecht und möglichst biologisch erzeugt sein.

Diesen Widerspruch kann die Branche nicht allein auflösen. Wer Qualität fordert, muss sie finanzieren. Wer Ernährungsbildung will, muss Zeit und Personal dafür einplanen. Wer Ganztag ausbaut, muss Küchen, Mensen und Ausgabesysteme mitdenken. Und wer Schul- und Kitaverpflegung als gesellschaftliche Aufgabe betrachtet, darf sie nicht wie eine beliebig austauschbare Lieferleistung vergeben.

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht, wie billig ein Essen produziert werden kann. Sie lautet: Was muss eine Gesellschaft investieren, damit alle Kinder und Jugendlichen zuverlässig eine gute Mahlzeit erhalten?

Quelle: Denkfabrik Zukunft der Gastwelt