diavendo’s 4 Tipps zur erfolgreichen Veranstaltungsbetreuung vor Ort als Wettbewerbsvorteil

Von Seminaren, Workshops bis hin zu Firmenkonferenzen – die Ansprüche der Gäste sind hoch und erfordern einen sehr guten Service sowie viel Flexibilität seitens der Hotellerie. Ein wesentlicher Aspekt der Veranstaltungsbetreuung ist die enge Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen der Betriebe. Auch wenn dieser Umstand nicht neu ist, bedarf es hier besonderer Aufmerksamkeit. diavendo möchte die Gastwelt mit vier Tipps dabei unterstützen jedermann zu überzeugen.

„Jeder Mitarbeitende muss wissen, was, wann und wo passiert. Damit kann sichergestellt werden, dass alle Abläufe reibungslos funktionieren und die Veranstaltung ein Erfolg wird. Aber nicht nur hier müssen wir unseren Fokus schärfen. Vor allem die Bedürfnisse und Wünsche der Kunden sowie die Nachbereitung der Veranstaltungen sind entscheidend“, erklärt Steffen Schock, Mitinhaber von diavendo. Bernhard Patter, Gründer von diavendo, fügt hinzu: „Im Rahmen unserer Trainings konnten wir hier zahlreiche Erfahrungen aus dem Hotelalltag sammeln. So entstand ein Leitfaden mit vier wichtigen Hinweisen für Hoteliers.“

diavendo’s Expertentipps für die Branche

1. Der Event-Manager ist eine zentrale Figur bei der Veranstaltungsbetreuung.

Die Rolle des Event-Managers ist dabei von zentraler Bedeutung. Als Ansprechpartner für den Kunden ist er oder sie verantwortlich für die Planung und Durchführung der Veranstaltung. Eine detaillierte Abstimmung mit dem Kunden im Vorfeld ist unerlässlich, um dessen Wünsche und Vorstellungen zu verstehen und umzusetzen. Dabei sollte das Augenmerk auf der persönlichen Abstimmung am Telefon liegen und nicht auf den Austausch per E-Mail. Zwischen den Zeilen aktiv zuzuhören und in den entscheidenden Momenten die passenden Fragen zu stellen, sind der Schlüssel zum Erfolg. Dabei können die Kontaktdaten des Referenten für eine direkte Abstimmung erfragt werden.

2. Technik und Ort müssen gute Qualität haben.

Eine gute technische Ausstattung und attraktive Räumlichkeiten sind weitere wichtige Faktoren. Der Moderatorenkoffer kann allerdings den Unterschied machen. Dieser sollte einmal genau unter die Lupe genommen werden. Unsortierte Pinnwandkärtchen sowie ausgeschriebene Stifte sind aktuell Standard in zahlreichen Hotels. Der Moderatorenkoffer ist die repräsentative Visitenkarte für die Veranstaltungsabteilung, ohne dass der Kunde bereits eine persönliche Betreuung in Anspruch genommen hat.

3. Gute Kundeninteraktionen sind das A und O.

Die Individuelle Kundenbetreuung vor Ort ist einzigartig. Zeit nehmen, die spezifischen Bedürfnisse und Wünsche der Kunden zu verstehen, ist obligatorisch. Ein gezieltes „Ankommen lassen“ im Raum ist für zahlreiche Referenten enorm wichtig. Erst wenn sich der Moderator einen Überblick über die Gegebenheiten vor Ort verschaffen konnte, ist er im Kopf frei für organisatorische Gedanken, die den internen Hotelablauf betreffen. Ein zu frühes Abfragen der Pausenzeiten ist hinderlich, um die Beziehung zwischen Trainier und Veranstaltungsbetreuer aufzubauen. Ein kontinuierlicher Austausch über den Tag verteilt sorgen dafür, dass die Veranstaltung genau den Vorstellungen des Kunden entspricht.

4. Exit-Interviews

Schließlich spielt auch die Nachbereitung eine große Rolle. Eine professionelle Evaluation der Veranstaltung ermöglicht es dem Hotel, kontinuierlich an der Qualität der Veranstaltungsbetreuung zu arbeiten. Am Ende der Veranstaltung müsste ein „Exit-Interview“ mit dem Referenten durchgeführt werden. Wichtig dabei zu beachten ist allerdings die Tatsache, dass viele Tagungsleiter direkt nach der Veranstaltung terminlich eng eingebunden sind. Daher ist dies zu Beginn kurz anzukündigen – fünf Minuten mit wertvollen drei bis vier Fragen sind dabei vollkommen ausreichend.

Quelle: diavendo