HACCP App – „Das hat Ware im Wert von 15.000 Euro gerettet.“

Die digitale Transformation in der Gemeinschaftsverpflegung kann vor allem in der Verwaltung unliebsame Arbeit erleichtern. Martin Sommer von I-See 4.0 erklärt im Interview unter anderem, warum die Umstellung auf eine digitale HACCP-Lösung einfacher ist als gedacht, welche Veränderung er sich für öffentliche Ausschreibungen wünscht und warum er bei Lebensmittelkontrollen tiefenentspannt bleiben kann.

Nachgefragt bei: Martin Sommer, Leiter des operativen Geschäfts bei I-See 4.0

Zwar sind alle Unternehmen, die mit Lebensmitteln arbeiten, dazu verpflichtet eine HACCP-Dokumentation zu führen, doch kann diese sehr unterschiedlich aussehen. Listen in Papierform sind oftmals eine gängige Lösung, allerdings kann eine Digitalisierung die Prozesse vereinfachen. So hat etwa der Schul- und Kitacaterer I-See 4.0 seine Dokumentation komplett digital auf DIE HACCP APP der HLT GmbH umgestellt und zugehörige Sensoren zur Temperaturkontrolle installiert. Die gemeinnützige Gesellschaft brauchte – für seine sieben Standorte und 2.500 tägliche Essen in und um Marburg herum – eine smarte Lösung, die Bürokratie abbauen kann, um von der bisherigen Zettelwirtschaft wegzukommen.

Martin Sommer leitet das operative Geschäft von I-See 4.0 und erklärt im Gespräch unter anderem, welche Vorteile die Digitalisierung bringen kann. Denn laut ihm nutzen sie im Betrieb die HACCP App, um „absolut alles zu dokumentieren“. Vom Leeren der Abfalleimer über die Wandreinigung bis zur Reinigung der Gummidichtungen der Kühlschränke. Dabei nutzt das Unternehmen die HACCP App in Kombination mit Sensoren für die Temperaturkontrolle in den Kühlschränken und Tiefkühlern.

Herr Sommer, ist eine papierbasierte HACCP-Dokumentation heutzutage überhaupt noch zeitgemäß?

Nein, gar nicht. Aus meiner Sicht ist eine digitale Lösung heute deutlich sinnvoller.

Sie hatten bis zum Umstieg auf die App auch noch Zettel im Einsatz. Was war dabei die größte Herausforderung?

Ich wollte alles nachvollziehen können. Wie etwas gestaffelt ist. Wer welchen Bereich sauber macht. Diese Zettel werden nun einmal oft bei der Pause als Stapel mitgenommen und nebenbei unterschrieben. Wir wollten das aber genauer machen. Das birgt natürlich nicht nur Vorteile für den eigenen Anspruch, sondern auch für die Mitarbeiter, die Hygiene und die Lebensmittelkontrolle.

Gab es einen bestimmten Auslöser dafür, dass Sie sich nach einer digitalen Lösung umgesehen haben?

Als die zweite Küche dazukam. Ab da wollte ich auf alles einen Zugriff haben. Die Stadt kam auf uns zu, ob wir nicht noch weitere Schulen versorgen könnten, da wussten wir, dass es nicht bei den zwei Standorten bleiben wird. Mit dem Wachstum stieg auch die Mitarbeiterzahl. Mit der App konnten wir ihnen das einmal erklären und sie wussten, was zu tun ist.

Wie sind Sie bei der Auswahl der Lösung vorgegangen?

Ich habe erstmal nach einer App für HACCP gegoogelt. Dann habe ich von zwei oder drei Anbietern ein Angebot einholen lassen, inklusive von der HACCP App. Da wurden wir als Schul- und Kitacaterer gut unterstützt und haben ein gutes Angebot bekommen. Das fand ich einen sehr feinen Zug, da wir natürlich mit einem sehr festen Budget arbeiten. Ich will schließlich nicht mein ganzes Geld in die Verwaltung stecken, sondern gute Qualität in den Speisen für die Kinder anbieten.

Hatten Sie bei der Entscheidung auch bestimmte Kriterien für die Technologie oder den Service?

Eigentlich nicht. Bei solchen Lösungen ist der Support oft ein leidiges Thema, aber bei der HACCP App funktioniert das wunderbar. Wir hatten allerdings noch nie ein wirkliches Problem. Wir haben es nur mal nicht geschafft, das Gateway mit den Sensoren zu verbinden, was aber ein Anwenderfehler war. Doch bei der HACCP App wird einem in kürzester Zeit geholfen. Das dauerte keine 24 Stunden, bis das Problem gelöst war.

War die LoRaWAN-Technologie – ein Alleinstellungsmerkmal der HACCP App – ein entscheidender Faktor für Sie, da es eine stabilere Verbindung bietet als WLAN und Bluetooth?

Nicht konkret. Natürlich ist eine gute und stabile Verbindung sehr wichtig. Die Gateways erlauben, dass die Lösung zuverlässig funktioniert. Das ist die Hauptsache.

Brauchte es dann eine große Schulung für die Mitarbeiter?

Wir haben uns einmal mit den Mitarbeitern bei einer Hygieneschulung getroffen, die wir zweimal im Jahr veranstalten. Dort haben wir die App präsentiert und sind sie Schritt für Schritt gemeinsam durchgegangen. Das war genug.

Wie wurde der Umstieg in Ihrem Team angenommen? Schließlich gibt es oft Vorbehalte gegenüber neuen digitalen Lösungen.

Die waren alle gleich an Bord. Wir sind aber ein eher junges Team mit einem Altersdurchschnitt von Mitte 30. Die fanden das total cool und es gab keinerlei Gegenwind.

Wie lange hat dieser gesamte Prozess der Lösungssuche bis hin zur fertigen Implementierung gedauert?

Ich musste das damals alles nebenbei machen, weshalb es sich etwas gezogen hat. Darum hat es etwa ein halbes Jahr gedauert. Wenn ich es jetzt konzentriert machen würde, ist das realistisch in vier Wochen umgesetzt.

Hatten Sie bestimmte Erwartungen vor der Einführung?

Tatsächlich gar keine. Ich bin da komplett erwartungslos rangegangen. Wir haben anfangs auch noch die Dokumentation auf Papier weitergeführt, weil wir uns noch unsicher waren, wie die verschiedenen Lebensmittelkontrolleure auf die digitale Lösung reagieren würden.

Und wie haben die Kontrolleure reagiert?

Die Kontrolleure haben oft wenig Zeit. Vor zwei Wochen war der letzte Besuch. Da habe ich in der App die Übersicht für einen Standort geöffnet und vorgezeigt, da war der Kontrolleur schon leicht überwältigt, da wir so viele Punkte dokumentiert haben. Wir dokumentieren nämlich absolut alles – vom Leeren der Abfalleimer bis zur Wandreinigung, Dunstabzugsreinigung, Desinfektion, Reinigung von Arbeitstischen, Ausräumen von Kühlschränken, die Gummidichtungen von den Kühlschränken, das wird alles digital erfasst. Man konnte auf einen Blick sehen, was abgehakt und festgehalten ist, wodurch die Kontrolleure auch sehr zufrieden sind. Seit der App bin ich völlig tiefenentspannt und wünsche nur viel Spaß, wenn die Lebensmittelkontrolle vor der Tür steht.

Haben sich noch weitere Aspekte durch die HACCP App spürbar verändert?

Natürlich verläuft generell alles schneller. Allerdings sehen wir auch, dass sich beispielsweise die Kühlschrankhygiene verbessert hat. Sie war zwar davor schon sehr gut, aber jetzt achten unsere Mitarbeiter nochmal mehr darauf. Wir wollen jetzt auch einführen, dass sie freitags Bilder von den Kühlschränken schicken müssen. In Papierform geht das schlichtweg nicht. Bei sieben Standorten kann ich auch nur schwer leisten, jeden Freitag das selbst zu überprüfen. Die Mitarbeiter überprüfen sich zudem gegenseitig und unterstützen sich in ihren Aufgabenbereichen. Selbstverständlich kommt die Übersicht aller einzelnen Bereiche hinzu. Alles auf einmal im Blick zu haben, ist sehr wertvoll.

Das klingt so, als würde die Eigenverantwortung ihrer Mitarbeiter wachsen.

Ja, definitiv. Die Eigenkontrollen werden besser, die Reinigungsarbeiten bekommen mehr Struktur und die Mitarbeiter fühlen sich mit der App sicherer. Durch all diese Aspekte fördert es letztlich auch das Bewusstsein für die Lebensmittelsicherheit.

Lässt sich denn bereits ein Return of Investment feststellen?

Direkt beziffern lässt sich sowas in der Regel nicht. Man kann nur feststellen, welche Vorteile man dadurch hat. Ein Beispiel: Wir hatten den Fall, dass ein Mitarbeiter vergessen hat, einen Tiefkühler zu schließen. Ich war zuhause und habe eine Alarmmeldung bekommen, dass der Tiefkühler zu warm wird. Also bin ich zur Küche gefahren und konnte die Tür schließen. Hätten wir jetzt diese Dokumentation nicht gehabt, wäre der Tiefkühler die ganze Nacht offen gewesen und Ware im Wert von 15.000 Euro kaputt gegangen. Die Anschaffung hat sich also bereits ab Tag eins ausgezahlt.

Ist die verbesserte Hygiene und Lebensmittelsicherheit durch die App-Dokumentation ein Argument in öffentlichen Ausschreibungen für die Schul- und Kitaverpflegung?

Das ist leider für die Verantwortlichen und für die Ausschreibungen kein Faktor. Es interessiert nur die Bio-Zertifizierung und der Preis. Aber der Aufwand, die Dokumentation, die Hygiene – das wird alles nicht abgefragt. Das regt mich auch total auf. Wir reden hier von Schul- und Kitaverpflegung. Also auch die Versorgung von Kleinkindern. In so einem Bereich muss das abgefragt werden.

Würden Sie sich das als verbindlichen Teil von den Ausschreibungen wünschen?

Ja, absolut. Einen verbindlichen Aspekt, der besagt, dass nachgewiesen werden muss, dass man mit einer soliden Dokumentation und Check-ups arbeitet.

Würden Sie sich bei der Einführung einer digitalen HACCP-Lösung wieder so entscheiden oder würden Sie etwas anders machen?

Ich würde von vornherein jedem Mitarbeiter sofort einen Zugang anlegen. In manchen Betrieben haben wir noch ein einzelnes großes Tablet hängen, das mit einer E-Mail-Adresse registriert ist, aber das wollen wir jetzt umstellen. Ich würde von Anfang an die Zugänge für alle Mitarbeiter anlegen und die Aufgaben direkt verteilen. Selbst die Auszubildenden bekommen jetzt einen eigenen Zugang und können dann für ihren Bereich ihre Pläne abhaken. Außerdem würde ich direkt die Gateways dazu buchen.

Gibt es noch weitere Prozesse im Betrieb, die Sie digitalisieren wollen?

Ja, wir nutzen bereits die Sensoren für die Temperaturkontrollen in den Kühlschränken und den Tiefkühlern. Als nächstes wollen wir mit der HACCP App die Temperaturüberwachung für die Thermoboxen in der Auslieferung digitalisieren, da wir als Caterer die Übergabetemperatur erfassen müssen. Das ist einer der großen Vorteile der HACCP App: Sie entwickelt sich ständig weiter und es kommen neue Komponenten hinzu.

Was würden Sie anderen Betrieben in der Gemeinschafts- oder Schulverpflegung raten, wenn Sie noch mit Papier arbeiten?

Ich würde Betrieben empfehlen, sich intensiv mit digitalen Lösungen zu beschäftigen und dann umzustellen. Denn es kann euch entlasten. Das sage ich auch meinen Kollegen in den Restaurants.

Wenn Sie die HACCP App in drei Worten beschreiben müssten, welche wären das?

Einfach. Sicher. Bequem.

Vielen Dank für das Gespräch.

Quelle: B&L MedienGesellschaft