Die Stadt Essen plant die Einführung eines einheitlichen webbasierten Bestell- und Abrechnungssystems für die schulische Mittagsverpflegung. Der Rat der Stadt Essen hat die Pläne zur Pilotierung des Systems und einen Sachstandsbericht zur Weiterentwicklung der Schulverpflegung zur Kenntnis genommen.
Funktionsweise des digitalen Bestell- und Abrechnungssystems
Geplant ist ein webbasiertes Bestell- und Abrechnungssystem, über das Schüler beziehungsweise ihre Familien Mahlzeiten künftig online oder per App bestellen können. Die Essensausgabe erfolgt bargeldlos über ein personalisiertes Identifikationsmedium, beispielsweise per RFID-Chip. Das System übernimmt anschließend automatisch die Abrechnung der tatsächlich bestellten und ausgegebenen Mahlzeiten. Neben der Software umfasst die Full-Service-Lösung auch Hardware, Wartung, Support und Schulungen für das Personal.
Ziele und erwartete Effekte für die Schulverpflegung
Mit dem digitalen Bestell- und Abrechnungssystem soll die Schulverpflegung als Bestandteil einer modernen und gesundheitsfördernden Schulinfrastruktur nachhaltig gestärkt werden. Bislang unterscheiden sich Bestell- und Abrechnungsprozesse je nach Schulform und Standort erheblich, was zu hohem Verwaltungsaufwand und unterschiedlichen Abläufen führt. Mit dem digitalen System sollen diese Prozesse vereinheitlicht, transparenter und effizienter gestaltet werden. Die Digitalisierung schafft die Grundlage für eine bessere Steuerung der Schulverpflegung, reduziert Medienbrüche und liefert belastbare Daten für die Weiterentwicklung des Angebots.
Langfristig sollen dadurch Lebensmittelverschwendung reduziert sowie Planung, Zugänglichkeit und Qualität der Schulverpflegung verbessert werden. Schüler sollen die Schulverpflegung künftig aktiv mitgestalten können. Über regelmäßige Feedbackformate können sie ihre Erfahrungen mit dem Mittagessen einbringen. Die Rückmeldungen fließen in die Weiterentwicklung des Speisenangebots und der organisatorischen Abläufe ein. Ein solches niederschwelliges Bewertungssystem wird zurzeit an der Joachimschule erprobt.
Stufenweise Einführung an Essener Schulen
Die Einführung des digitalen Bestell- und Abrechnungssystems erfolgt zunächst an den gebundenen Ganztagsschulen der Sekundarstufen I und II. Den Auftakt bilden zwei Gesamtschulen. Im Anschluss wird das System schrittweise auf weitere 13 Schulen mit insgesamt 15 Standorten ausgeweitet. Damit sollen im Laufe des Schuljahres 2026/2027 alle gebundenen Ganztagsschulen der Gesamtschulen, Gymnasien, Haupt- und Realschulen über das digitale Bestell- und Abrechnungssystem verfügen. In einem weiteren Schritt sollen anschließend auch die gebundenen Förderschulen einbezogen werden. Perspektivisch ist eine Ausweitung auf weitere Schulformen vorgesehen.
Investitionen und laufende Betriebskosten
Für die Pilotphase sieht die Stadt Essen einmalige Investitionen in Höhe von insgesamt 45.000 Euro für die technische Ausstattung der Pilotschulen vor. Hinzu kommen geschätzte Betriebskosten von 82.300 Euro im Schuljahr 2026/2027 sowie 93.400 Euro im Schuljahr 2027/2028. Damit belaufen sich die konsumtiven Gesamtkosten der Pilotphase auf 175.700 Euro.
Vergabeverfahren und weiterer Zeitplan
Das Vergabeverfahren für das digitale Bestell- und Abrechnungssystem läuft derzeit. Der Start der Pilotphase ist zum Schuljahr 2026/2027 vorgesehen. Nach der Einführung an zwei Pilotschulen wird das System schrittweise auf alle vorgesehenen Standorte ausgerollt. Die Erfahrungen aus der Pilotphase sowie die entstehenden Nutzungs- und Bestelldaten sollen anschließend ausgewertet werden. Auf dieser Grundlage entscheidet die Stadt über die Ausweitung auf Förderschulen und weitere Schulformen sowie über die weitere konzeptionelle Entwicklung der Schulverpflegung.
Quelle: Stadt Essen
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