Chancen und Grenzen von Digitalisierung und KI

Künstliche Intelligenz ist längst mehr als ein Zukunftsthema. In der Gastronomie kann sie heute schon helfen, Prozesse zu vereinfachen, Entscheidungen besser vorzubereiten und Ressourcen gezielter einzusetzen. Entscheidend ist dabei nicht die Technik allein, sondern ein klares Ziel: Wo soll entlastet, verbessert oder effizienter gesteuert werden?
Ein Gespräch mit Stefanie Boeck, Nationale Leitung Konzept und Digital bei Transgourmet, über Chancen, Grenzen und den richtigen Einstieg bei Digitalisierung und KI.

Frau Boeck, wenn wir über Digitalisierung und KI in der Gastronomie sprechen: Wo verlieren Betriebe im Alltag heute noch besonders viel Zeit?

Besonders viel Zeit verlieren sie dort, wo Informationen mehrfach erfasst, weitergegeben oder manuell übertragen werden müssen. Ein klassisches Beispiel ist die Bestellung: Sie wird im Service aufgenommen, an die Küche weitergegeben, dort verarbeitet und später an Kasse, Warenwirtschaft oder Buchhaltung übermittelt. Wenn diese Schritte nicht digital miteinander verbunden sind, entstehen Zeitfresser und Fehler.

Ähnlich sieht es bei Reservierungen, Auslastungsplanung, Dienstplanung, Warenbestellung, Buchhaltung oder beim Telefondienst aus. Viele dieser Aufgaben sind für sich genommen nicht neu oder besonders komplex. In Summe binden sie aber täglich wertvolle Zeit. Hier können digitale Systeme und KI-gestützte Anwendungen ansetzen.

Welche digitalen Lösungen haben sich in den vergangenen Jahren bereits etabliert?

In vielen Betrieben sind digitale Kassensysteme heute ein zentraler Baustein. Moderne Systeme können deutlich mehr als reine Abrechnung: Sie verfügen häufig über integrierte Kassenbücher, Schnittstellen zur Warenwirtschaft, Inventurfunktionen oder Bestellschnittstellen zum Hauptlieferanten. Damit werden Prozesse transparenter und weniger fehleranfällig.

Auch im direkten Gästekontakt haben sich digitale Lösungen etabliert. Dazu zählen Online-Reservierungen, digitale Speisekarten, Self-Ordering-Angebote, Gutschein- oder Ticketprogramme sowie Lieferplattformen. Sie erleichtern Abläufe, reduzieren Rückfragen und schaffen für Gäste zusätzliche Kaufanlässe.

Hinzu kommen KI-gestützte Self-Service-Tools, die viele Betriebe bereits im Alltag ausprobieren, etwa für Brainstormings, Eventideen, einfache Rezeptvorschläge oder die Generierung von Produktbildern. Nicht alles davon ist auf Anhieb perfekt oder sofort professionell einsetzbar. Aber es zeigt, wie niedrig die Einstiegsschwelle inzwischen geworden ist.

Welche Aufgaben werden künftig besonders stark durch KI unterstützt oder automatisiert?

Ein großes Feld ist die Auslastungsplanung. KI kann dabei helfen, die künftige Nachfrage besser vorherzusagen und diese Informationen direkt in Personalplanung und Warenbestellung zu überführen. Aus Vergangenheitswerten, Reservierungen, Wetterdaten, Veranstaltungen oder Buchungslagen lassen sich Forecasts ableiten, die zwar keine Garantie bieten können, aber präziser sind als reine Erfahrungswerte.

Auch Auswertungen werden künftig stärker automatisiert. Das betrifft Artikelanalysen, Umsatz- und Margenbewertungen, Personalperformance, betriebswirtschaftliche Aufstellungen oder Buchhaltungsprozesse. Buchhaltungstools mit automatischer Kontierung und direkter Bankanbindung können zum Beispiel Routineaufgaben reduzieren und gleichzeitig mehr Transparenz schaffen.

Ein weiteres wichtiges Thema ist ein strukturiertes Abfallmanagement. Wenn Betriebe genau wissen, wo Lebensmittelabfälle entstehen, können sie gezielter gegensteuern – ob im Lager, in der Vorbereitung, der Vorproduktion oder als Rücklauf vom Gast. KI kann helfen, Abfälle zu erkennen, zu kategorisieren und die benötigten Daten in wertvolle Erkenntnisse und Maßnahmen zu wandeln.

Welchen Mehrwert bieten KI-gestützte Abfallmanagementsysteme?

Mit klassischen Methoden lassen sich bereits gute Effekte erzielen. Künstliche Intelligenz hebt das Abfallmanagement mittels Waagen und Kamerasystemen auf eine neue Intelligenzstufe, als würde ein Mensch alle Kontrollpunkte gleichzeitig beobachten, protokollieren und auswerten.

Dafür werden Abfälle am Entsorgungsplatz erfasst, Art und Menge erkannt und automatisch zugeordnet. Mit der Zeit entstehen detaillierte Auswertungen, die konkrete Muster sichtbar machen: Welche Gerichte führen regelmäßig zu Rückläufen? Wann wird besonders viel überproduziert? Welche Zutaten werden überdurchschnittlich häufig entsorgt? Welche Überproduktionen wirken besonders negativ auf den Gewinn? Diese Unterscheidung ist wichtig, um wirksame Maßnahmen ableiten zu können, wie Menüanpassungen, limitierte Aktionen oder Einschränkungen wie verbindliche Vorbestellung.

Wie können Dashboards Managemententscheidungen unterstützen?

Dashboards schaffen eine bessere Entscheidungsgrundlage, weil sie relevante Kennzahlen übersichtlich und aktuell verfügbar machen. Bei Managemententscheidungen geht es nicht nur um einzelne operative Fragen, sondern um größere Themen: Standorte, Öffnungszeiten, Personalstrukturen, Geschäftsfelder oder Expansion.

Dafür braucht es belastbare Kennzahlen wie Umsatz, Marge und Gewinn pro Artikel, Verkaufszeitraum, Aktionen, Outlet, Verkaufsstation, Pro-Kopf-Umsatz, Bruch, weggeworfene Ware oder auch Personaleinsatz im Verhältnis zum Umsatz. Je klarer diese Daten vorliegen, desto fundierter können Entscheidungen getroffen werden.

Besonders wertvoll sind Systeme, die betriebswirtschaftliche Auswertungen tagesaktuell verfügbar machen. So können Betriebe früher auf Trends reagieren, statt erst am Monatsende festzustellen, wie sie reagieren hätten können.

Welche Einsparpotenziale entstehen durch datenbasierte Einkaufsentscheidungen?

Der größte Hebel liegt in einer präziseren Planung. Wenn Forecasts besser werden, muss weniger Ware bestellt werden, die am Ende übrigbleibt. Das reduziert nicht nur Kosten, sondern auch Lebensmittelabfälle.

Datenbasierte Einkaufsentscheidungen helfen außerdem, Artikel neutraler zu bewerten. Statt nach Gewohnheit oder Bauchgefühl zu bestellen, können Betriebe nach Funktion, Qualität, Preis, Marge oder Einsatzbereich entscheiden. So kann zum Beispiel eine Handelsmarke in bestimmten Anwendungen eine wirtschaftlich sinnvolle Alternative zu einer teureren Marke sein.

Auch Mengen lassen sich genauer bestimmen. Gerade in der Gemeinschaftsverpflegung, aber auch in der Gastronomie, macht es einen großen Unterschied, ob nach grober Einschätzung oder nach echtem Bedarf bestellt wird.

Wie kann KI bei der Schichtplanung unterstützen – gerade mit Blick auf den Personalmangel?

KI kann zunächst den voraussichtlichen Personalbedarf ermitteln. Dafür werden zum Beispiel Reservierungen, erwartete Gästezahlen, historische Umsätze, Wetterdaten oder Veranstaltungen berücksichtigt. Im nächsten Schritt können Mitarbeiterinformationen einbezogen werden: Verfügbarkeiten, aktuelle Stundenstände, Qualifikationen oder auch besondere Stärken.

Daraus entsteht ein Planungsvorschlag, der den Bedarf besser abbildet als eine rein manuelle Planung. So werden Mitarbeitende gezielter eingesetzt, Engpässe früher sichtbar und Schichten lassen sich besser ausbalancieren. 

Personalmangel lässt sich dadurch nicht vollständig lösen, aber etwas abmildern. Zusätzlich kann KI bei administrativen Aufgaben entlasten wie wiederkehrende Auswertungen, in der Kommunikation oder beim Telefondienst. Wenn Routinetätigkeiten automatisiert werden, bleiben mehr Ressourcen für die Aufgaben, bei denen Menschen den Unterschied machen.

Können solche Systeme heute schon Auslastung, Wetter, Veranstaltungen oder Buchungslage berücksichtigen?

Ja, gute Anbieter beziehen genau solche Faktoren bereits ein, um automatisiert Vorschläge für Warenbestellungen oder Personaleinsatzpläne zu erstellen. Die Anzahl ist noch gering, weil solche Funktionen früher sehr aufwändig in der Entwicklung waren.

Heute befinden wir uns im Umbruch, denn KI hilft mittlerweile, KI zu programmieren. Durch Vibe-Coding, also Prompt-basierte Entwicklung entstehen neue Möglichkeiten. Ich habe bereits mit Betrieben gesprochen, die sich eigene Anwendungen gebaut haben, um Wetter, Veranstaltungen und historische Buchungsdaten in ihre Planung einzubeziehen. Natürlich steht und fällt die Qualität solcher Lösungen mit der Datenbasis und der Lernkurve der KI. Bislang würde ich vor allem selbst gebauten Lösungen nicht blind vertrauen. Aber diese Entwicklung zeigt, wie dynamisch der Markt gerade ist.

Wo liegen aktuell die Grenzen von KI und Digitalisierung?

Technisch gibt es inzwischen für nahezu jeden Bereich Optimierungs- oder Automatisierungslösungen. Die größere Herausforderung liegt weniger in der Technik selbst, als in den Prozessen davor.

Ein schlechter analoger Prozess ist digital immer noch ein schlechter Prozess. Deshalb müssen Abläufe vor der Einführung von KI oder Automatisierung sauber aufgestellt werden.

Wer sich damit ausgiebig befasst, merkt schnell: Nicht alles, was automatisiert werden kann, sollte auch automatisiert werden – insbesondere dann nicht, wenn Kundinnen und Kunden den Prozess direkt erleben und das digitale Erlebnis nicht zum Kern der Marke gehört. Ein Betrieb kann durch zu viel Automatisierung an Persönlichkeit verlieren und damit austauschbar werden.

Ich sage häufig: KI ist kein Selbstzweck. Genau wie Digitalisierung muss sie ein klares Ziel verfolgen, das vor der Einführung definiert wird. Sonst wird die Umsetzung schnell zum Dauer-Experiment ohne Erfolgsbewertung.

Wo bleibt menschliche Erfahrung unverzichtbar?

Menschliche Erfahrung ist an vielen Stellen entscheidend. Sie wird bereits vor der Einführung gebraucht, um ein sinnvolles Konzept zu entwickeln: Welche Prozesse sollen unterstützt werden? Wo kann echte Entlastung entstehen? Welche Aufgaben sollten bewusst menschlich bleiben?

Auch bei der Kontrolle ist Erfahrung unverzichtbar. KI kann halluzinieren, falsche Schlüsse ziehen, unvollständige Daten falsch interpretieren oder Ergebnisse liefern, die auf den ersten Blick plausibel wirken, aber nicht zur betrieblichen Realität passen. Deshalb braucht es Menschen, die Resultate prüfen, einordnen und Anpassungen vornehmen.

Nun zum wichtigsten Bereich: Menschenführung, eine zentrale Aufgabe. KI kann planen, auswerten und vorschlagen. Sie ersetzt aber nicht Empathie, Kommunikation, Motivation und Führungskultur. Besonders erfolgreich sind aus meiner Sicht Betriebe, die KI nicht nur als Instrument zur Kostensenkung betrachten, sondern ihre Mitarbeitenden befähigen, mit diesen Tools bessere Ergebnisse zu erzielen.

Wie können KI und Digitalisierung Nachhaltigkeitsziele unterstützen?

Nachhaltigkeit verbessert sich häufig schon dadurch, dass Betriebe genauer planen. Wer besser weiß, wie viele Gäste zu erwarten sind, welche Mengen gebraucht werden und welche Produkte tatsächlich gewünscht sind, kauft gezielter ein, produziert bedarfsgerechter und reduziert Abfälle.

Ein weiteres Feld ist das Energiemanagement. Digitale Systeme können Stromverbrauch, Laufzeiten und Gerätezustände überwachen. Daraus lässt sich nicht nur die effizientere Nutzung ableiten und teilweise auch schon automatisieren, z. B. durch zeitliche Programmierung. Wenn Abnutzungserscheinungen oder Materialermüdung erkannt wird, bevor Geräte ausfallen oder irreparable Schäden entstehen, spart das Kosten und andere Ressourcen.

Digitalisierung unterstützt Nachhaltigkeitsziele also nicht nur über den Einkauf oder die Vermeidung von Lebensmittelabfällen, sondern auch über Instandhaltung, Energieeinsatz und eine insgesamt bessere Steuerung des Betriebs.

Viele Betriebe nutzen bereits einzelne digitale Lösungen. Wie können diese sinnvoll miteinander vernetzt werden?

Das ist eines der komplexesten Themen. Viele Anbieter verfügen zwar über offene Schnittstellen. In der Praxis bedeutet das aber nicht automatisch, dass Systeme wirklich miteinander kommunizieren. Wenn jeder Technikpartner sagt: „Unsere Schnittstelle ist offen, die anderen müssen sich nur anbinden“, passiert am Ende oft gar nichts.

Dabei liegt genau in der Vernetzung der größte Mehrwert. Ein Kassensystem, das mit Warenwirtschaft, Personalplanung, Reservierungstool, Buchhaltung und Forecast-System verbunden ist, kann nicht nur reagieren, sondern Entwicklungen vorhersagen. Erst dann wird aus Digitalisierung echte Steuerung.

Deshalb braucht es Lösungen, die nicht nur einzelne Herausforderungen lösen, sondern den Betrieb als Ganzes betrachten. Genau hier setzt der digitale Werkzeugkasten food@service von Transgourmet an. Auf der Plattform erhalten Betriebe nicht nur Zugang zu passenden digitalen Lösungen für ihre jeweiligen Herausforderungen, sondern auch zu Komplettlösungen – entweder aus einer Hand oder durch eng vernetzte Partner.

Was raten Sie Betrieben, die sich mit KI beschäftigen, aber noch am Anfang stehen?

Der erste Schritt sollte nicht die Frage sein: „Welche KI brauchen wir?“, sondern: „Welches Problem wollen wir lösen?“ Geht es um weniger Lebensmittelabfälle, eine bessere Dienstplanung, weniger Büroarbeit, genauere Warenbestellung oder bessere Managemententscheidungen? Oder etwas anderes?

Nur wer sein Ziel klar definiert, kann passende Lösungen auswählen und den Erfolg später auch messen. Wichtig ist außerdem, die eigenen Prozesse ehrlich anzuschauen. Digitalisierung macht Schwachstellen sichtbar – und das ist gut, wenn man bereit ist, daraus zu lernen.

KI kann und soll Gastronomie nicht ersetzen. Aber sie kann Betriebe dabei unterstützen, effizienter, planbarer und ressourcenschonender zu arbeiten. Der entscheidende Punkt ist, sie nicht als Selbstzweck zu verstehen, sondern als Werkzeug für bessere Abläufe und bessere Entscheidungen.

Vielen Dank für das Gespräch!