Martin Craul, wie funktioniert eigentlich digitalisierte Speisenauslieferung?

Die Logistik der Speisenauslieferung digital zu planen und überwachen, kann neben maximaler Transparenz auch hygienische, zeitliche und ­wirtschaftliche Vorteile bringen.

Der Außer-Haus-Transport von Speisen ist für viele Großküchen eine Black Box. Sie wissen zwar meist, was wann die Küche verlassen hat, aber ob und wann es angekommen ist, in welchem Fahrzeug es lagert oder wo sich der Fahrer aktuell befindet, liegt meist im Dunkeln – und kann im Ernstfall zu großer Ratlosigkeit und glühenden Telefonen führen.

Martin Craul, Vertriebsleiter bei Dedenet, erklärt, wie das Tool Tool zur digitalen Tourenplanung ­Dedefleet Abhilfe leisten kann.

Nachgehakt bei Martin Craul

„Die Digitalisierung der Menülogistik ist keine Zukunftsvision mehr – sie ist unsere tägliche Praxis. Wer seine letzte Meile digital beherrscht, gewinnt Zeit, Qualität und Wirtschaftlichkeit.“

Martin Craul, Vertriebsleiter, Dedenet

Herr Craul, dass Laborproben, Medikamente und Wäsche pünktlich ankommen, lässt sich dank Dedefleet schon seit vielen Jahren nachweisen. Wie und warum kam der Speisentransport mit ins Portfolio?

Unsere Kernkompetenz war schon immer die Digitalisierung zeitkritischer Logistikprozesse. Ob Laborproben, Medikamente, Wäsche oder Speisen – überall geht es darum, die richtige Lieferung zur richtigen Zeit in der richtigen Qualität an den richtigen Ort zu bringen.

Im Austausch mit Caterern und Einrichtungen der Gemeinschaftsverpflegung haben wir festgestellt, dass die Prozesse in Einkauf, Produktion und Menüplanung häufig bereits digitalisiert sind. Die eigentliche Auslieferung erfolgt jedoch vielfach noch analog. Genau dort entsteht häufig der größte Optimierungsbedarf.

Aus dieser Erkenntnis ist unser Konzept Menüservice 4.0 entstanden: die durchgängige Digitalisierung der letzten Meile – von der Tourenplanung über die Tourenoptimierung bis zur mobilen Auftragsabwicklung per Fahr-App – sorgt für eine effiziente und transparente Auslieferung.

Die Tourenplanung ist bei vielen Außer-Haus-Lieferanten eingespielt. Welchen Mehrwert bringt eine komplette Digitalisierung über Dedefleet?

Eine eingespielte Tour ist nicht automatisch eine wirtschaftliche Tour. Mit Dedefleet können Touren anhand individueller Rahmenbedingungen wie Lieferzeitfenster, Fahrzeugkapazitäten, Fahrzeiten oder kurzfristigen Änderungen automatisch optimiert werden. Gleichzeitig erhalten Disposition und Kunden jederzeit Transparenz über den aktuellen Status.

Die Digitalisierung reduziert nicht nur Kilometer und Fahrzeiten, sondern auch Telefonate, Papierprozesse und manuellen Abstimmungsaufwand. Dadurch gewinnen Unternehmen Zeit, senken Kosten und erhöhen gleichzeitig ihre Lieferqualität.

Was sind die größten Bedenken gegenüber einer digitalen Tourenplanung und wie entkräften Sie diese?

Viele Unternehmen befürchten zunächst einen hohen Einführungsaufwand oder dass langjährige Fahrer ihre Erfahrung nicht mehr einbringen können.

Unsere Erfahrung zeigt jedoch genau das Gegenteil: Die Software ersetzt nicht das Wissen der Mitarbeitenden, sondern ergänzt es. Fahrer und Disponenten werden entlastet, weil Routinen automatisiert und Änderungen deutlich einfacher umgesetzt werden können.

Die Einführung erfolgt schrittweise und orientiert sich an den bestehenden Prozessen. Dadurch entsteht keine zusätzliche Komplexität, sondern mehr Sicherheit und Transparenz.

Braucht es dafür eine separate App? Wie lässt sich das Logistik-Tool in bestehende IT-Lösungen einbinden?

Ja, die Fahrer arbeiten mit einer intuitiven mobilen App. Sie erhalten ihre Touren digital, navigieren zum nächsten Kunden, dokumentieren Lieferungen und übermitteln Statusmeldungen zum Lieferstatus in Echtzeit.

Besonders wichtig ist uns die Offenheit des Systems. Dedefleet verfügt über standardisierte Schnittstellen und lässt sich in bestehende ERP-, Menüplanungs- oder Warenwirtschaftssysteme integrieren. Durch unser umfangreiches Partnernetzwerk bestehen bereits zahlreiche Integrationen mit Lösungen der Gemeinschaftsverpflegung, sodass unsere Kunden ihre vorhandene IT-Landschaft weiter nutzen können.

Kann das Tool auch die Temperaturen tracken?

Ja. Temperaturüberwachung gehört insbesondere bei sensiblen Lebensmitteln zu den zentralen Anforderungen. Dedefleet kann Temperaturdaten während des Transports digital erfassen und dokumentieren. Je nach Fahrzeug und Hardware lassen sich Kühlräume oder Transportbehälter überwachen. Die Daten stehen zentral zur Verfügung und unterstützen sowohl die Qualitätssicherung als auch den Nachweis gegenüber Auftraggebern oder Behörden.

Lohnt sich das Ganze nicht erst bei großen Essensmengen?

Nein. Unsere Kunden reichen vom regionalen Menüdienst mit wenigen Fahrzeugen bis zu bundesweit tätigen Cateringunternehmen mit großen Fuhrparks.

Gerade kleinere und mittelständische Betriebe profitieren häufig besonders, weil bereits wenige eingesparte Kilometer pro Fahrzeug und Tag einen erheblichen wirtschaftlichen Effekt haben. Die Software wächst dabei flexibel mit dem Fuhrpark des Unternehmens – ­unabhängig davon, ob fünf oder mehrere hundert Fahrzeuge eingesetzt werden.

Heute werden über unsere Kunden täglich rund 750.000 Menüs mit Unterstützung von Dedefleet ausgeliefert.

Mit welchen Kosten ist zu rechnen und inwiefern amortisieren sich diese?

Die Investition richtet sich nach Anzahl der Nutzer und den gewünschten Modulen. Da Dedefleet als Software-as-a-Service angeboten wird, entstehen planbare monatliche Kosten ohne hohe Anfangsinvestitionen.

In der Praxis amortisiert sich die Lösung häufig bereits innerhalb kurzer Zeit. Durch optimierte Touren lassen sich Fahrstrecken und Fahrzeiten reduzieren, Fahrzeuge besser auslasten und administrative Prozesse deutlich vereinfachen. Viele unserer Kunden erzielen Einsparungen, die die Investition um ein Vielfaches übersteigen. Deshalb verstehen wir Dedefleet nicht als Kostenfaktor, sondern als Werkzeug zur nachhaltigen Steigerung von Wirtschaftlichkeit, Transparenz und Lieferqualität.

Herzlichen Dank für das Gespräch!

Quelle: B&L MedienGesellschaft