Weiterbildungs-Navi Teil 13: Kontrolle – das gefürchtete Führungsinstrument

Ob der Anteil vegetarischer Speise ausgebaut werden oder die Menge an Lebensmittelabfällen schrumpfen soll – beide Vorhaben sind an klare Zielvorgaben gebunden. Das gemeinschaftliche Festlegen von Zielen nebst deren Rahmenbedingungen zählt zu den wichtigsten Führungsinstrumenten. Klare Zielvorgaben geben den Mitarbeitenden wertvolle Orientierung und Struktur, sie schaffen Erfolgserlebnisse und fördern die Kommunikation und Weiterentwicklung. Darüber hinaus schärfen sie den Blick der Führungskraft für die Stärken und Schwächen des jeweiligen Mitarbeitenden und helfen, den Überblick über die Projektfortschritte zu behalten. Vorteile also, die nicht zuletzt auch eine gute Basis geben, um die Leistung eines Mitarbeitenden präzise und wahrheitsgetreu zu bewerten. Leider zeigen Studien, dass nur etwa ein Drittel aller Führungskräfte selbst klare Zielvorgaben erhält. Nicht nur in der Branche der Gastlichkeit heißt es vor allem in kleineren Betrieben zumeist: „Mach mal!“

Im Folgenden haben wir Tipps von Klaus Häck über die Vorteile einer klaren Zielvorgabe und darüber, wie Kontrolle zu einem Motivationsinstrument werden kann, zusammengetragen. Der Inhaber des Consultingunternehmens Hommequadrat ist auf das Coaching von Führungskräften der Branche spezialisiert.

Wie trifft man erfolgreich Zielvereinbarungen, und welche Fehler sollte man dabei vermeiden?

Regel Nummer eins: Das gesteckte Ziel muss den Fähigkeiten und Ressourcen des Mitarbeiters entsprechen. Überforderung würde die Fehlerquote erhöhen und wäre Sand im Getriebe, Motivationskiller und unnötiger Stressfaktor für beide Seiten. Um sicher zu stellen, dass das anvisierte Ziel realistisch ist, sollte der Mitarbeiter stets mit eingebunden werden. Das Entwickeln gemeinsamer Ziele stärkt Bindung und Selbstwertgefühl. Niemand mag schließlich das Gefühl, dominiert zu werden. „Die SMART-Formel ist sehr hilfreich“, rät Klaus Häck. „Ein tolles Tool, um ein effektives Ziel zu erarbeiten, das im Anschluss auch erfolgreich erreicht werden kann. Doch ohne Kontrolle geht es in Folge nicht.“

Warum fällt vielen Führungskräften das Kontrollieren so schwer?

Wer Zielvorgaben setzt oder Aufgaben delegiert, muss den Verlauf der Arbeit kontrollieren. „Doch es gibt Führungskräfte, die ein Problem mit diesem Thema haben“, hat Klaus Häck in seiner Beraterpraxis festgestellt. Der Grund: Sie fürchten, dass die Kontrolle bei den Mitarbeitern ein Gefühl der Überwachung auslösen könnte, sie frustrieren und demotivieren würde. „Kontrolle ist immer eine Gratwanderung“, ergänzt der Experte. „Die Form der Kontrolle sollte an die Persönlichkeit des Mitarbeitenden angepasst sein.“ Geht es um einen sensiblen Charakter? Oder einen freiheitsliebenden? Es gibt Mitarbeitende, die wünschen sich Kontrolle, weil sie perfektionistisch sind und Rückbestätigung brauchen. Andere fühlen sich durch Kontrolle persönlich gekränkt und werten sie als mangelndes Vertrauen. Stets ist Kontrolle mit Fingerspitzengefühl zu dosieren. Und es macht natürlich einen Unterschied, ob es um die Kontrolle eines Auszubildenden ohne Erfahrung geht oder um den langjährigen Sous Chef, der auch ohne viel Worte weiß, was von ihm erwartet wird.

Welche Fehler werden beim Kontrollieren häufig gemacht? Mit welchen Folgen?

Kontrolle ist mehr als ein knappes „Na? Wie läuft’s?“ zwischen Tür und Angel. Führungskräfte, die sich aus Unsicherheit oder Zeitnot auf diese knappe Floskel beschränken, vermitteln ihrem Team keine Wertschätzung und kein ehrliches Interesse an den Fortschritten ihrer Arbeit. „Zu erwarten, dass der jeweilige Mitarbeitende den Job auf die gleiche Weise erledigt wie man selbst, ist ein weiterer Fehler, den Führungskräfte beim Thema Kontrolle machen können“, betont Klaus Häck. Mitarbeiter brauchen Freiräume für ihre eigene Vorgehensweise, Führungskräfte sollten sich deshalb vorrangig auf das Ergebnis konzentrieren. „Wer diese Freiräume nicht gestattet, riskiert Vertrauens- und Bindungsverlust“, sagt der Experte. „Die Kontrolle wird vom Mitarbeitenden als Gängelei und Überwachung empfunden, er verliert die Motivation und wird unsicher.“ Ein weiterer Kardinalfehler ist schließlich die Kontrolle, die zu spät kommt. Dann, wenn notwendige Kurskorrekturen nicht mehr eingeleitet werden können und das „Kind“ sprichwörtlich „in den Brunnen gefallen“ ist.

Wie gelingt erfolgreiches Kontrollieren?

Wer die Strategie guten Delegierens beherrscht, nimmt der anschließenden Kontrolle ihre Brisanz. Schon beim Delegieren bzw. Stecken der Ziele können mit dem Mitarbeiter nötige Kontrollschritte kommuniziert werden. Die Botschaft sollte stets lauten: Es geht nicht um Überwachung, sondern um Hilfestellung, um die Schaffung einer produktiven Arbeitsumgebung. Über Probleme soll offen gesprochen werden, ohne Scheu oder Angst. Ein gutes zwischenmenschliches Klima ist Voraussetzung für den vertrauensvollen Umgang. Nur so kann erfolgreiche Kontrolle gelingen.

Wie kann Kontrolle so formuliert werden, dass sie nicht kränkend wirkt?

Wer wertschätzend kommunizieren kann, dem fällt auch das Kontrollieren nicht schwer. „Die Kontrolle sollte nicht als Vorwurf formuliert werden, sondern als konstruktive Botschaft“, rät Klaus Häck. Eigene Beobachtungen in der Ich-Form schildern und den Mitarbeitern das Gefühl der Begleitung und Unterstützung vermitteln, ist empfehlenswert. Dagegen führt Kontrolle im autoritären Befehlston schlimmstenfalls dazu, dass der entmutigte Mitarbeiter in den Streik tritt. Um Vertrauensverlust vorzubeugen, kommt es sehr darauf an, wie etwas gesagt wird. Die Tonlage der Stimme, die Körpersprache, die gewählte Formulierung – all dies entscheidet über Erfolg und Misserfolg der Kontrolle.

Welche Vorteile kann Kontrolle als Führungsinstrument eröffnen?

Eine Kontrolle, die all diese Regeln berücksichtigt, schafft eine positive Interaktion mit den Mitarbeitern. Sie stärkt das Selbstwertgefühl und das Vertrauen des Einzelnen und erhöht die Motivation zur Leistung. „Eine gute Kontrolle ermöglicht dem Mitarbeitenden, die eigene Selbsteinschätzung zu stärken“, sagt Klaus Häck. „Sie ist wesentlicher Bestandteil einer guten Feedbackkultur und begleitet den Mitarbeitenden auf dem Weg seiner Weiterentwicklung.“ Infolgedessen werden Mitarbeiter mutiger, sie fühlen sich gefordert und gefördert, gewinnen an Selbstvertrauen und Kompetenz. Im Umkehrschluss erreichen Führungskräfte mehr Freiräume für sich. Ein weiterer Pluspunkt: Da mögliche Mängel oder Fehler im Arbeitsprozess frühzeitig erkannt und behoben werden können, ermöglicht wertschätzende Kontrolle eine bessere Zusammenarbeit. Der Zusammenhalt wird gestärkt. „Aufstrebende Mitarbeitende, die diese Art der positiven Führung erleben, werden mit großer Wahrscheinlichkeit selbst einmal so führen“, bekräftigt der Experte. An der eigenen Führungskompetenz zu arbeiten, ist also auch eine Investition in die Zukunft.

Quelle: Cornelia Liederbach für B&L MedienGesellschaft